X-Rechnung – NET5 PLUS https://werkstatt.net5.plus News rund um die Kalkulation Mon, 25 May 2026 07:44:51 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.0 https://werkstatt.net5.plus/wp-content/uploads/2022/06/favicon_net5_512x512-150x150.png X-Rechnung – NET5 PLUS https://werkstatt.net5.plus 32 32 X-Rechnungen erstellen https://werkstatt.net5.plus/e-rechnung-3/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=e-rechnung-3 Sun, 01 Mar 2026 01:50:02 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=11513 Elektronische Rechnungen einfach mit C@risma erstellen. Wir zeigen wie's geht und alle neuen Masken.

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Elektronische Rechnungen sind in C@risma implementiert und werden ständig gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen angepasst. Seit dem 27. November 2020 ist dieses Format der Standard für den Austausch von Rechnungsdaten auf elektronischem Weg. Durch das einheitliche Format (XML) können Auftragnehmer und Auftraggeber der öffentlichen Hand und Firmen ihre Rechnungsdaten genormt übertragen.

Im C@risma kann jederzeit auf dem Reiter Allgemein per Icon unten rechts der Auftrag fakturiert und eine X-Rechnung erstellt werden:

Es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl, ob eine Rechnung für die Reparatur, oder den Mietwagen erstellt werden soll:

Danach erfolgt die Auswahl des Typs der X-Rechnung:

Erläuterungen zu den einzelnen Rechnungen (Expander per Klick auf den Pfeil öffnen):

Die allgemeine X-Rechnung

Die allgemeine X-Rechnung

Eine X-Rechnung muss bestimmte Pflichtfelder enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Diese Pflichtfelder sind im Rahmen der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt. Hier sind die wichtigsten Pflichtfelder und ihre Bedeutung:

Pflichtfelder einer X-Rechnung

  1. Bankverbindungsdaten (BT-84-86)
    • Die Bankverbindung des Zahlungsempfängers muss angegeben werden, um die Zahlungsabwicklung zu erleichtern
  2. Käufer-ID / Leitweg-Identifikationsnummer (BT-10)
    • Diese Nummer ist erforderlich, um die Rechnung einem bestimmten Prozess oder Auftrag zuzuordnen. Sie wird bei der Auftragserteilung mitgeteilt und ist für die elektronische Verarbeitung notwendig
  3. Zahlungsbedingungen (BT-20)
    • Die Zahlungsbedingungen sind in C@risma hinterlegt
  4. E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers (BT-49)
    • An diese Adresse wird die Rechnung geschickt und dient für Rückfragen
  5. Bestellnummer (BT-13)
    • Eine spezifische Bestellnummer, die im Auftragsdokument angegeben ist, muss ebenfalls aufgeführt werden, um die Zuordnung der Rechnung zum Auftrag zu gewährleisten
  6. Kontaktperson (BT-41)
    •  Das Feld bezeichnet die Kundenreferenz. Dies ist gewöhnlich die Person, die für diesen Auftrag beim Rechnungsempfänger zuständig ist
  7. Lieferantennummer (BT-29)
    • Vom Käufer vergebene Kennung des Verkäufers (Kreditorennummer)
  8. Lieferscheinnummer (BT-16)
    • Kennung einer Versandanzeige (offizielles Beamtendeutsch)
  9. Kontakt/Rechnungsempfänger (BT56-58)
    • Name, Telefonnummer und E-Mail des Kunden. Dies kann z.B. ein Sachbearbeiter innerhalb einer Firma oder Behörde sein
  10. Leistungszeitraum (BG-14)
    • Dies ist der Zeitraum, wann die Arbeiten (der Auftrag) ausgeführt wurden

Diese Angaben sind notwendig, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung sowohl steuerlich anerkannt wird, als auch eine effiziente Bearbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen möglich ist.

Für X-Rechnungen an den BMW-Konzern bzw. Niederlassungen sind 3 zusätzliche Felder notwendig. Die Kodierungen sind BMW intern.

Die Behörden-Rechnung hat einen ähnlichen Aufbau, wie die allgemeine X-Rechnung. Das Feld BT-10 heißt hier „Leitweg-ID“

Für die Bundeswehr sind zusätzliche Felder mitzuübertragen:

  • Die Bestellnummer
  • Der Kilometerstand und die Fahrgestellnummer des Fahrzeugs (beide Felder werden von C@risma automatisch gefüllt)
  • Der eingelesene Reparaturauftrag (PDF). Dieser kann per Klick auf das an die Zeile angeheftete Blatt gesucht und übernommen werden

Die Deutsche Bahn hat zusätzliche Felder auf der rechten Seite des Fensters:

Nach Eingabe der Daten gibt es verschiedene Optionen / Knöpfe:

OK

Mit OK wird eine XML-Datei erzeugt, die alle Angaben zur Übermittlung der Rechnung enthält und elektronisch weiter verarbeitet werden kann

E-Mail

Mit dem Knopf E-Mail wird die Rechnung als XML- und PDF-Datei erzeugt und versendet

Abbrechen

Der Vorgang wird abgebrochen

Weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsübermittlung sind auf den Seiten z.B. der deutschen Handwerkszeitung nachzulesen: https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/papierloses-buero-e-rechnung-einfach-erklaert-324114/

Die Stammdaten

Wenn nicht bereits vorgenommen, müssen zunächst die Firmenstammdaten für X-Rechnungen in C@risma eingetragen werden
Hier klicken und zum Stammdaten-Beitrag wechseln
Wichtig

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]]> Reparaturauftrag in der BW-Fuhrpark X-Rechnung https://werkstatt.net5.plus/reparaturauftrag-in-der-bw-fuhrpark-x-rechnung/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=reparaturauftrag-in-der-bw-fuhrpark-x-rechnung Thu, 22 Jan 2026 21:47:27 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=11945 Ein in der Dokumentenverwaltung hinterlegter Reparaturauftrag wird direkt mit der X-Rechnung versendet

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Beim X-Rechnungsversand an den Bundeswehrfuhrpark wird automatisch der in der Dokumentenverwaltung hinterlegte Reparaturauftrag mit der X-Rechnung zusammen verschickt. Hier der Ablauf dazu:

Reparaturauftrag in der Dokumentenverwaltung hinterlegen

Der gescannte Reparaturauftrag wird der Dokumentenverwaltung hinzugefügt und dem Typ Reparaturauftrag zugeordnet:

Auf dem Reiter Allgemein im Auftrag den X-Rechnungsknopf anwählen und dann das Bundeswehr-Logo anklicken:

Beim Erfassen der X-Rechnungsdaten wird bereits die hinterlegte Datei angezeigt (1), kann aber auch hier manuell über das Blatt-Symbol (2) hinzugefügt werden:

Als Anhang werden 2 Dokumente angezeigt. Zum einen die Rechnung als PDF und das zweite Dokument ist die X-Rechnung mit dem integrierten Reparaturauftrag.
Soll die PDF-Rechnung nicht nochmals separat mit verschickt werden, kann diese hier einfach gelöscht werden.

Hinweis: der Reparaturauftrag selbst wird nicht nochmals als Email-Dateianhang angezeigt. Wie auch die PDF-Rechnung ist dieser in der X-Rechnung integriert.

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]]> X-Rechnung: was ist die Käufer-ID? https://werkstatt.net5.plus/x-rechnung-was-ist-die-kaeufer-id/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=x-rechnung-was-ist-die-kaeufer-id Fri, 08 Aug 2025 12:35:59 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=11686 Die Käufer-ID (BT-10) in der X-Rechnung in Deutschland ist die sogenannte Leitweg-ID

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Die Käufer-ID (BT-10) in der X-Rechnung in Deutschland ist die sogenannte Leitweg-ID. Sie dient der eindeutigen Identifikation und Weiterleitung einer elektronischen Rechnung an die richtige Behörde oder Organisation.

Grundsätzlich wird die Leitweg-ID bereits bei Auftragserteilung (Bestellung, Ausschreibungsdokument, Vertrag etc.) vom Auftraggeber mitgeliefert. Ist dies nicht der Fall, muss die Käufer-ID bei der zuständigen Kontaktperson der Behörde oder Organisation angefragt werden.

Zusatzinformationen zu BT-10:

  • Diese Nummer besteht aus einer 5- bis 46-stelligen, meist alphanumerischen Zeichenfolge (inklusive Bindestrichen), deren Aufbau (Grobadressierung, Feinadressierung, Prüfziffer) genau festgelegt ist
  • Bei Rechnungen an private Unternehmen ist dieses Feld optional und kann auch für andere, vom Käufer vorgegebene Referenznummern verwendet werden (z.B. Bestellnummer)

  • Fehlt die Leitweg-ID bei einer öffentlichen Rechnung, wird die X-Rechnung mit einem Fehler abgewiesen

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]]> Pflichtfelder/Stammdaten für die X-Rechnung erklärt https://werkstatt.net5.plus/e-rechnung2-2/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=e-rechnung2-2 Mon, 28 Jul 2025 17:54:23 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=11514 Hier sind die Referenzen zu finden, wo Pflichtfelder für die X-Rechnung in C@risma gezogen werden.

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In unserem Beitrag Elektronische Rechnungen (e-Rechnung und XRechnung) haben wir den Ablauf zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschrieben.

Hier nun als Ergänzung die Stammdaten, die korrekt erfasst sein müssen, um eine solche Rechnung zu erstellen.

Die Stammdaten für die X-Rechnung

Im nachfolgenden Screenshot sind die einzelnen Felder mit Nummern versehen, die nachfolgend erklärt werden.

 

1. Bankverbindungsdaten (BT-84-86)

    • Bis zu zwei Bankverbindungen des Betriebes können im C@risma hinterlegt werden. Diese sind unter Stammdaten → Werkstatstammdaten einzutragen

2. Zahlungsbedingungen (BT-20)

    • Die Zahlungsbedingungen sind in C@risma unter Stammdaten  →  Zahlungsbedingungen hinterlegt und können hier nochmals unabhängig von den im Auftrag hinterlegten Zahlungsbedingungen ausgewählt werden

Eigene E-Mail-Adresse (BT-34)

    • Dies ist die unter Stammdaten → Werkstattstammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse des Betriebes

4. Leistungszeitraum (BT-73/74)

    • Dies ist der Zeitraum, wann die Arbeiten (der Auftrag) ausgeführt wurden und wird aus den Feldern Reparaturstart und Fertigstellung im Auftrag (Reiter Allgemein) gezogen

Hinweis: Die Kontaktperson (BT-41) ist der Sachbearbeiter des Auftrages. Dieses Feld kann jedoch überschrieben werden.

Für andere elektronischen Rechnungen (Bundeswehr Fuhrpark etc.) sind ggf. weitere individuelle Angaben erforderlich. Diese ergeben sich aus der Zusammenarbeit mit den entsprechenden Auftraggebern. Dieses sind z.B. Partnerkennungen, Bestellnummern usw.

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