Dokumente – NET5 PLUS https://werkstatt.net5.plus News rund um die Kalkulation Mon, 25 May 2026 07:46:10 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.0 https://werkstatt.net5.plus/wp-content/uploads/2022/06/favicon_net5_512x512-150x150.png Dokumente – NET5 PLUS https://werkstatt.net5.plus 32 32 Reparaturauftrag in der BW-Fuhrpark X-Rechnung https://werkstatt.net5.plus/reparaturauftrag-in-der-bw-fuhrpark-x-rechnung/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=reparaturauftrag-in-der-bw-fuhrpark-x-rechnung Thu, 22 Jan 2026 21:47:27 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=11945 Ein in der Dokumentenverwaltung hinterlegter Reparaturauftrag wird direkt mit der X-Rechnung versendet

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Beim X-Rechnungsversand an den Bundeswehrfuhrpark wird automatisch der in der Dokumentenverwaltung hinterlegte Reparaturauftrag mit der X-Rechnung zusammen verschickt. Hier der Ablauf dazu:

Reparaturauftrag in der Dokumentenverwaltung hinterlegen

Der gescannte Reparaturauftrag wird der Dokumentenverwaltung hinzugefügt und dem Typ Reparaturauftrag zugeordnet:

Auf dem Reiter Allgemein im Auftrag den X-Rechnungsknopf anwählen und dann das Bundeswehr-Logo anklicken:

Beim Erfassen der X-Rechnungsdaten wird bereits die hinterlegte Datei angezeigt (1), kann aber auch hier manuell über das Blatt-Symbol (2) hinzugefügt werden:

Als Anhang werden 2 Dokumente angezeigt. Zum einen die Rechnung als PDF und das zweite Dokument ist die X-Rechnung mit dem integrierten Reparaturauftrag.
Soll die PDF-Rechnung nicht nochmals separat mit verschickt werden, kann diese hier einfach gelöscht werden.

Hinweis: der Reparaturauftrag selbst wird nicht nochmals als Email-Dateianhang angezeigt. Wie auch die PDF-Rechnung ist dieser in der X-Rechnung integriert.

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]]> Fahrzeugschein-Scan per PDF + Drag & Drop https://werkstatt.net5.plus/pdfscan/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=pdfscan Wed, 02 Oct 2024 21:23:23 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=10486 Vom Desktop oder Outlook aus einen Fahrzeugschein direkt in den C@risma-Scan schieben und übernehmen...

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Einführung in die Funktionalität

Die Integration der Drag & Drop-Funktionen für PDF-Fahrzeugscheine in C@risma ermöglicht eine benutzerfreundliche und effiziente Übertragung von Fahrzeugdaten. Dies beschleunigt den Prozess erheblich und eliminiert die Notwendigkeit, Dateien manuell auszuwählen und zu importieren.

Funktionsweise

  1. Hochladen des Fahrzeugscheins: Fahrzeugschein per Drag & Drop in das C@risma-Scan-Fenster ziehen . Dies ist auch direkt aus einem EMail-Programm (z.B. Outlook oder Thunderbird) möglich
  2. Automatischer Scan: Nach dem Hochladen wird der Fahrzeugschein automatisch gescannt. Hierbei kommen fortschrittliche OCR-Technologien (Optical Character Recognition) zum Einsatz, die alle relevanten Daten aus dem Dokument extrahieren
  3. Datenverarbeitung: Die erkannten Daten werden strukturiert und sofort in die entsprechenden Felder innerhalb von C@risma übertragen
  4. Dokumentenverwaltung: Der Fahrzeugschein selbst wird in der Dokumentenverwaltung abgelegt

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]]> Drag-and-Drop in C@risma https://werkstatt.net5.plus/drag-n-drop/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=drag-n-drop Tue, 06 Aug 2024 17:16:56 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=10437 Vom Desktop aus Dokumente direkt ins C@risma schieben und übernehmen. Wir zeigen wie's geht.

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Um Dokumente jeder Art einem Auftrag zuzuordnen, können alle Dokumententypen direkt in einen Auftrag gezogen werden. Diese Technik („Drag-and-Drop“) vereinfacht die Zuordnung, insbesondere von externen Dokumenten, ganz erheblich.

In dem nachfolgenden Video zeigen wir den Dokumenten-Import aus einem Mail-Client, ohne Zwischenspeichern, in einen Auftrag. Aus Outlook heraus wird der vom Kunden eingescannte und gesendete Fahrzeugschein in einem Auftrag abgelegt. Die gleiche Vorgehensweise funktioniert auch vom Desktop, dem Datei-Explorer usw.

Werden Bilder im JPG-Format in den Auftrag gezogen, erscheint eine Bestätigungsmeldung und alle Schadenbilder sind auf dem Reiter Bilder zu sehen.

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]]> Ausfüllbare PDF-Formulare erstellen https://werkstatt.net5.plus/ausfuellbare-pdf-formulare-erstellen/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=ausfuellbare-pdf-formulare-erstellen Sun, 11 Apr 2021 05:42:06 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=6672 Welche Möglichkeiten es gibt, erfahren Sie in diesem Praxistipp.

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Der große Vorteil von Formularen in C@risma ist die Tatsache, das alle relevanten Felder (Name, Adresse etc.) automatisch mit den entsprechenden Auftragsdaten gefüllt werden. Eines der beliebtesten Dateiformate im Büroalltag ist das bereits im Jahre 1993 von Adobe Systems entwickelte PDF-Format (Portable Document Format). PDF-Dokumente können auf allen erdenklichen Geräten originalgetreu geöffnet und wiedergegeben werden. Daher hat sich PDF als feste Größe unter den Dateiformaten durchgesetzt. Auf Grund der geringen Dateigröße lassen sich Dokumente schnell und einfach via E-Mail verschicken, zur Archivierung speichern oder zu Online-Diensten (Google Drive, Dropbox, OneDrive etc.)  hochladen.

Ein PDF-Formular mit ausfüllbaren Feldern (interaktiven Elementen) zu erstellen ist nicht trivial, aber mit Kenntnissen im Bereich Textverarbeitung relativ einfach machbar. Welche Möglichkeiten es gibt, erfahren Sie in diesem Praxistipp. In unserem konkreten Beispiel wird eine alternative Datenschutzerklärung generiert.

LibreOffice / OpenOffice

  1. Neue Datei erstellen über Datei → Neu → XML-Formulardokument

  2. Zur Erleichterung der Eingabe können die Werkzeuge zur Erstellung von Formularen eingeblendet werden: Ansicht → Symbolleisten → Formular-Steuerelemente:
  3. Neben dem Dokument ist ein kleines Fenster (Steuerelemente) aktiv. Hier den Entwurfsmodus aktivieren:
  4. Dann wird ein Steuerelement ausgewählt. Soll das Feld später von C@risma automatisch gefüllt werden, ist das Textfeld-Symbol anzuklicken und im Dokument an der gewünschten Position ein Rahmen aufzuziehen. Tipp: eine erstellte Tabelle (später ohne Rahmen dargestellt) erleichtert die Anordnung der einzelnen Zeilen

  5. Per Doppelklick auf das neue Element wird auf dem Reiter Allgemein unter Name die C@risma-Variable eingetragen, die später automatisch erscheinen soll:

  6. Die Datei DATENSCHUTZERKLAERUNG_XML.ORG enhällt alle Variablen für die Datenschutzerklärung. Diese ist im C@risma-Verzeichnis vorhanden. Eine einfache Liste der Variablen kann hier heruntergeladen werden

  7. Abschließend wird das Dokument zunächst noch als Text-Dokument (.odf) abgespeichert, um später einfach Änderungen vornehmen zu können und dann erst als PDF exportiert:

  8. Eine Beschreibung wo die erstellten Dateien abgelegt werden, sind in dem Artikel Eigene Datenschutzerklärung in C@risma hinterlegen zu finden.

Adobe Acrobat DC

Adobe-Produkte sind der Standard zur Erstellung von PDF-Dokumenten. Allerdings lässt sich Adobe dies auch bezahlen. Eine Lizenz für einen Arbeitsplatz beginnt bei 240,- EUR pro Jahr. Die Erstellung ist komfortabel.
  1. Im Acrobat DC: Registerkarte Werkzeuge → Formular vorbereiten
  2. Datei auswählen oder Dokument scannen
  3. Acrobat analysiert das Dokument automatisch und fügt die Formularfelder ein (wenn bereits vorhanden)
  4. Neues Formularfeld hinzufügen gelingt mit Hilfe der Werkzeugleiste oben und die Bearbeitung im Rechten Bedienfeld
  5. Dokument abschließend als PDF speichern

Acrobat DC bietet viele weitere Funktionen zur effizienten Nutzung von PDFs.

Foxit PhantomPDF

Eines der erwähnenswerten Alternativprogramme ist Phantom PDF der Fa. Foxit. Für einmalig ab 175,- EUR erhält man eine Software, die auch kostenlos als Testversion heruntergeladen werden kann. Bereits erstellte PDF-Dokumente lassen sich ändern, Formularfelder einfügen und nahezu alle anderen von Adobe bekannten Funktionen sind verfügbar. Werbespruch von Foxit: „Alles in Acrobat zu einem Bruchteil des Preises“.

Microsoft Word

Mit Microsoft Word oder Excel können keine ausfüllbaren PDF-Formulare erstellt werden. Nach der Aktivierung der Entwicklertools in den Optionen, viel Fachwissen und entgegen vieler Quellen im Internet lassen sich mit Microsoft Word in der auf dem PC installierten Variante sowohl statische Formulare zum Ausdrucken als auch interaktive Formulare zum Ausfüllen direkt am Computer zu erstellen. Das Ergebnis ist jedoch immer eine .docx-Datei. Beim Abspeichern im PDF-Format gehen alle Formular-Informationen verloren.

 

Online Dienste

Online-Dienste wie JotForm oder PDFEescape sind Alternativen, die sich evtl. lohnen. Zu bedenken ist auch wie oft der Dienst oder ein Programm am Ende Tages genutzt wird. Häufig haben Betriebe nur die Anforderung wenige Formulare zu erstellen.   

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]]> Video: Die Dokumentenverwaltung https://werkstatt.net5.plus/dokuverwaltung-2/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=dokuverwaltung-2 Fri, 20 Dec 2019 11:40:51 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=6062 Die Dokumentenverwaltung von C@risma. Kurz vorgestellt und erklärt.

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]]> Die Dokumentenverwaltung https://werkstatt.net5.plus/dokuverwaltung/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=dokuverwaltung Tue, 10 Nov 2015 08:15:49 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=3138 In diesem Video wird ihnen erklärt, wie die Dokumentenverwaltung funktioniert und was sie damit tun können.

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]]> In diesem Video wird ihnen erklärt, wie die Dokumentenverwaltung funktioniert und was sie damit tun können.

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]]> Sonderzeichen in Text einfügen https://werkstatt.net5.plus/sonderzeichen-einfuegen/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=sonderzeichen-einfuegen Wed, 19 Aug 2015 05:43:45 +0000 https://werkstatt.net5.plus/?p=2679 Das Sonderzeichen „leeres Kästchen“ bzw. „markiertes Kästchen“ kann wie folgt in ein beliebiges Dokument eingefügt werden: Lösung: Schriftart Wingdings einstellen und Buchstaben „o“ bzw. „x“ verwenden. Ergebnis: o    bzw.      x  

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]]> Das Sonderzeichen „leeres Kästchen“ bzw. „markiertes Kästchen“ kann wie folgt in ein beliebiges Dokument eingefügt werden:

Lösung:

Schriftart Wingdings einstellen und Buchstaben „o“ bzw. „x“ verwenden.

Ergebnis:

o    bzw.      x

 

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