Ein PDF-Formular mit ausfüllbaren Feldern (interaktiven Elementen) zu erstellen ist nicht trivial, aber mit Kenntnissen im Bereich Textverarbeitung relativ einfach machbar. Welche Möglichkeiten es gibt, erfahren Sie in diesem Praxistipp. In unserem konkreten Beispiel wird eine alternative Datenschutzerklärung generiert.
LibreOffice / OpenOffice
-
Neue Datei erstellen über Datei → Neu → XML-Formulardokument
- Zur Erleichterung der Eingabe können die Werkzeuge zur Erstellung von Formularen eingeblendet werden: Ansicht → Symbolleisten → Formular-Steuerelemente:
- Neben dem Dokument ist ein kleines Fenster (Steuerelemente) aktiv. Hier den Entwurfsmodus aktivieren:
- Dann wird ein Steuerelement ausgewählt. Soll das Feld später von C@risma automatisch gefüllt werden, ist das Textfeld-Symbol
anzuklicken und im Dokument an der gewünschten Position ein Rahmen aufzuziehen. Tipp: eine erstellte Tabelle (später ohne Rahmen dargestellt) erleichtert die Anordnung der einzelnen Zeilen -
Per Doppelklick auf das neue Element wird auf dem Reiter Allgemein unter Name die C@risma-Variable eingetragen, die später automatisch erscheinen soll:
- Die Datei DATENSCHUTZERKLAERUNG_XML.ORG enhällt alle Variablen für die Datenschutzerklärung. Diese ist im C@risma-Verzeichnis vorhanden. Eine einfache Liste der Variablen kann hier heruntergeladen werden
-
Abschließend wird das Dokument zunächst noch als Text-Dokument (.odf) abgespeichert, um später einfach Änderungen vornehmen zu können und dann erst als PDF exportiert:
- Eine Beschreibung wo die erstellten Dateien abgelegt werden, sind in dem Artikel Eigene Datenschutzerklärung in C@risma hinterlegen zu finden.
Adobe Acrobat DC
Adobe-Produkte sind der Standard zur Erstellung von PDF-Dokumenten. Allerdings lässt sich Adobe dies auch bezahlen. Eine Lizenz für einen Arbeitsplatz beginnt bei 240,- EUR pro Jahr. Die Erstellung ist komfortabel.- Im Acrobat DC: Registerkarte Werkzeuge → Formular vorbereiten
- Datei auswählen oder Dokument scannen
- Acrobat analysiert das Dokument automatisch und fügt die Formularfelder ein (wenn bereits vorhanden)
- Neues Formularfeld hinzufügen gelingt mit Hilfe der Werkzeugleiste oben und die Bearbeitung im Rechten Bedienfeld
- Dokument abschließend als PDF speichern
Acrobat DC bietet viele weitere Funktionen zur effizienten Nutzung von PDFs.
Foxit PhantomPDF
Eines der erwähnenswerten Alternativprogramme ist Phantom PDF der Fa. Foxit. Für einmalig ab 175,- EUR erhält man eine Software, die auch kostenlos als Testversion heruntergeladen werden kann. Bereits erstellte PDF-Dokumente lassen sich ändern, Formularfelder einfügen und nahezu alle anderen von Adobe bekannten Funktionen sind verfügbar. Werbespruch von Foxit: „Alles in Acrobat zu einem Bruchteil des Preises“.
Microsoft Word
Mit Microsoft Word oder Excel können keine ausfüllbaren PDF-Formulare erstellt werden. Nach der Aktivierung der Entwicklertools in den Optionen, viel Fachwissen und entgegen vieler Quellen im Internet lassen sich mit Microsoft Word in der auf dem PC installierten Variante sowohl statische Formulare zum Ausdrucken als auch interaktive Formulare zum Ausfüllen direkt am Computer zu erstellen. Das Ergebnis ist jedoch immer eine .docx-Datei. Beim Abspeichern im PDF-Format gehen alle Formular-Informationen verloren.