Für die Innovation Group wurde in C@risma ein individueller Ablauf für die Abwicklung von Beauftragungen implementiert.

In diesem Beitrag wird die Annahme einer elektronischen Beauftragung und der elektronische Versand eines Kostenvoranschlages und einer digitalen Rechnung mit C@risma zu einer Beauftragung beschrieben.

Beauftragung

Ist im C@risma-Menü unter Fenster → AudaNet-Posteingang überwachen und Fenster → AudaPost Nachrichten aktiviert und in den Stammdaten korrekt konfiguriert, erscheint automatisch ein Nachrichten-Fenster, sobald im AudaNet eine neue Nachricht eintrifft.
Hinweis: Ein manueller Aufruf ist jederzeit aus dem C@rism-Menü heraus über Module → AudaPadWeb → AudaPadWeb Posteingang möglich.

Per Klick auf AudaNet-Posteingang anzeigen wird AudaNet aufgerufen. Zum Akzeptieren des Auftrages gibt es 2 Wege:
1. Im Posteingang wird mit dem „Daumen-hoch-Symbol“ der Auftrag direkt angenommen

2. Der Vorgang wird im AudaNet (per Doppelklick) geöffnet und im oberen rechten Bereich, eben falls per „Daumen-hoch-Symbol“, akzeptiert

In einem sich öffnenden Pop-Up-Fenster wird die Beauftragung akzeptiert und das AudaNet-Browser-Fenster mit dem X in der rechten oberen Ecke geschlossen. Zurück im C@risma wird der soeben angenommene Fall markiert und mit dem Knopf Schadenakte herunterladen als Auftrag in C@risma angelegt:

Da evtl. ein Auftrag im C@risma zu diesem Vorgang bereits angelegt ist, erscheint die Abfrage, ob die Beauftragung mit einem bestehenden Auftrag zusammen geführt werden soll:

Sind in der Beauftragung bereits Konditionen/Kalkulationsparameter hinterlegt, erscheint dazu ein Hinweis das diese übernommen werden:

Anschließend öffnet sich der Auftrag mit einem hellblauen Rand und den Beauftragungshinweisen. Zwei Beauftragungstypen sind z.Z. vorgesehen: zum Einen ein „Reparaturauftrag“ und zum Anderen der Typ „Kostenvoranschlag“. In beiden Fällen ist zunächst der Versand eines Kostenvoranschlages an den Prüfdienstleister ClaimCheck erforderlich. Beim Typ „Reparaturauftrag“ ist lediglich die Reparaturfreigabe abzuwarten, beim Typ „Kostenvoranschlag“ erfolgt eine neue Beauftragung.

Alle von der Innovation Group eingetragenen schaden-relevanten Daten (Schadendaten, Versicherungsangaben, Fahrzeugdaten etc.) werden ins C@risma übernommen und eine Kalkulation kann vorgenommen werden. Im Auftragsreiter Beauftragung, Unterreiter Beauftragungsdaten ist auch der Typ der Beauftragung jederzeit nochmals einsehbar.

Nach der Bestätigung mit OK wird noch abgefragt, ob das Fahrzeug und der Halter in den bestehenden Stammdaten gesucht werden soll:

Versand eines Kostenvoranschlages

Nach einer Kalkulation, Schadendokumentation (Bilder etc.) wird auf dem Reiter Beauftragung, Untereiter Schadenabwicklung zunächst ein Kostenvoranschlag an ClaimCheck gesendet. Der Versand erfolgt mit einem Klick auf Senden. Es öffnet sich ein Hinweis, das der Kostenvoranschlag per AudaNet versendet wird.

Im AudaNet ist direkt die Senden-Maske aktiv:

Für Bilder, die den Verwendungszweck Schadenerfassung haben (muss im C@risma-Reiter Bilder expizit gesetzt werden), erfolgt automatisch die Übertragung zum Versand. Abgeschlossen wird der Vorgang mit einem Klick auf Senden. AudaNet wird geschlossen und C@risma direkt wieder aufgerufen.

Digitaler Rechnungsversand

Nachdem die Reparaturfreigabe erteilt (oder manuell eingetragen) und der Auftrag abgewickelt wurde, kann eine digitale Rechnung an Innovation Group versendet werden. Dazu wird wieder auf dem Reiter Beauftragung, Untereiter Schadenabwicklung der Knopf Senden gedrückt. Es erscheint nachfolgender Dialog, der ebenfalls ermöglicht eine weitere Kalkulation (z.B. eine Reparaturausweitung ist erforderlich) zu versenden.

Nack Klick auf Digitale Rechnung senden hilft ein Assistent den Vorgang abzuschliessen:

Eine RKÜ und eine Reparatur-Checkliste muss beigefügt werden. Eine C@risma-Rechnung in Papierform für den Auftrag kann ebenso erstellt werden, wie eine Mietwagenrechnung für die betriebliche Buchhaltung und ggf. den Endkunden.

Eine Reparatur-Rechnung in Papierformr den Versand wird automatisch als PDF erzeugt und übertragen. Zusätzlich werden die Daten in strukturierter Form mit geliefert. Dieser Vorgang ermöglicht ohne manuelle Zwischenprüfung den Rechnungsbetrag umgehend anzuweisen, da alle Vorgangsdaten auf den Systemen digital eingepflegt werden. Ein Postversand entfällt ebenso wie ein unsicherer E-Mail-Versand. Der Datenaustausch ist jederzeit nachvollziehbar und erfolgt ohne Verzug.