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Neues rund um die Kalkulation

Elektronische Rechnungen (e-Rechnung und XRechnung)

Die verschiedenen elektronischen Rechnungen sind in C@risma implementiert und werden ständig gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen angepasst. Seit dem 27. November 2020 ist dieser Standard das Format für den Austausch von Rechnungsdaten auf elektronischem Weg. Durch das einheitliche Format (XML) können Auftragnehmer und Auftraggeber der öffentlichen Hand und Firmen ihre Rechnungsdaten genormt übertragen.

Im C@risma ist nach der Rechnungsstellung auf dem Reiter Allgemein unten rechts ein Icon zum Rechnungsexport verfügbar:

Weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsübermittlung sind auf den Seiten z.B. der deutschen Handwerkszeitung nachzulesen: https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/papierloses-buero-e-rechnung-einfach-erklaert-324114/

Die e-Rechnung im Detail

Eine E-Rechnung muss bestimmte Pflichtfelder enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Diese Pflichtfelder sind im Rahmen der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt. Hier sind die wichtigsten Pflichtfelder und ihre Bedeutung:

Pflichtfelder einer E-Rechnung

  1. Bankverbindungsdaten (BT-84/86)
    • Die Bankverbindung des Zahlungsempfängers muss angegeben werden, um die Zahlungsabwicklung zu erleichtern
  2. Käufer-ID / Leitweg-Identifikationsnummer (BT-10)
    • Diese Nummer ist erforderlich, um die Rechnung einem bestimmten Prozess oder Auftrag zuzuordnen. Sie wird bei der Auftragserteilung mitgeteilt und ist für die elektronische Verarbeitung notwendig
  3. Zahlungsbedingungen (BT-20)
    • Die Zahlungsbedingungen sind in C@risma hinterlegt
  4. Eigene E-Mail-Adresse (BT-34/58)
    • Dies ist die hinterlegte, eigene E-Mail-Adresse
  5. E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers (BT-49)
    • An diese Adresse wird die Rechnung geschickt und dient für Rückfragen
  6. Bestellnummer (BT-13)
    • Eine spezifische Bestellnummer, die im Auftragsdokument angegeben ist, muss ebenfalls aufgeführt werden, um die Zuordnung der Rechnung zum Auftrag zu gewährleisten
  7. Kontaktperson (BT-41)
    •  Das Feld bezeichnet die Kundenreferenz. Dies ist gewöhnlich die Person, die für diesen Auftrag beim Rechnungsempfänger zuständig ist
  8. Leistungszeitraum (BT-73/74)
    • Dies ist der Zeitraum, wann die Arbeiten (der Auftrag) ausgeführt wurden
 

Diese Angaben sind notwendig, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung sowohl steuerlich anerkannt wird als auch eine effiziente Bearbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen ermöglicht.

Nach Eingabe der Daten gibt es verschiedene Optionen / Knöpfe:

OK

Mit OK wird eine XML-Datei erzeugt, die alle Angaben zur Übermittlung der Rechnung enthält und elektronisch weiter verarbeitet werden kann

E-Mail

Mit dem Knopf E-Mail wird die Rechnung als XML- und PDF-Datei erzeugt und versendet

Abbrechen

Der Vorgang wird abgebrochen

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