NET5 PLUS

Audatex-Informationen

Frank Endres — Thu, 12 Mar 2026 09:00:00 +0000

Auf dieser Seite informieren wir Sie über aktuelle Datenlieferungen und Erweiterungen.

Stand: 03/2026

Gutachten in C@risma übernehmen

Joe MacHoll — Fri, 06 Mar 2026 21:24:35 +0000

1. Gutachten herunterladen

Im ersten Schritt werden im C@risma über Module → AudaPadWeb → Posteingang alle neuen Vorgänge angezeigt. Das gewünschte Gutachten wird markiert und per Knopf Vorgang herunterladen übernommen.

Hinweis: Jeder Betrieb hat eine eindeutige Kennung im AudaNet im Format Kundennummer@audanet.de. Diese ist im C@risma unter Stammdaten → Kommunikation auf dem Reiter AudaNet nachzulesen.

2. Gutachten übernehmen

Nach dem Herunterladen wird das Gutachten direkt in einen bestehenden Auftrag übernommen oder ein neuer Auftrag wird angelegt:

Mit der Auswahl Ja kann aus der Auftragsübersicht der entsprechende Auftrag ausgewählt werden.

Wird Nein angewählt, wird sofort ein neuer Audatex-Auftrag angelegt und das Kalkulationsergebnis des Sachverständigen mit allen Positionen in den Auftrag übernommen. Eine manuelle Erfassung der Auftragspositionen ist nicht nötig !

Ggf. erscheint noch der Hinweis, dass die Kalkulation neu vorgenommen werden muss. C@risma führt den Anwender Schritt für Schritt durch den Importprozess.

3. Gutachten weiter verarbeiten

In dem sich öffnenden Auftrag gibt es nun einen zusätzlichen Reiter Gutachten:

Knopf Übernehmen: die eigene Kalkulation (auf dem Reiter Ergebnis) wird durch die vom Sachverständigen durchgeführte Kalkulation ersetzt.

Dokumentenverwaltung: Die vom Sachverständigen übertragenen Dokumente, in der Regel das Gutachten (als PDF) und Fahrzeugschein sind in der Dokumentenverwaltung hinterlegt:

Außerdem werden weitere, wichtige Angaben mit empfangen (wenn vom Gutachter eingetragen) und direkt in den Auftrag übernommen:

Schadentag
Schadennummer
Kasko-/Haftpflichtschaden
Angaben zum Unfallgegner und dessen Versicherung (Haftpflichtfall)
Selbstbeteiligung
Kennzeichen / Fahrgestellnummer / Fahrzeugangaben
Gutachten-Stundenverrechnungssätze
Bilder und weitere Dokumente

4. Kommunikation

Wie vom Datenaustausch mit Versicherungen bekannt, ist auch die Zusammenarbeit mit einem Gutachter über AudaNet möglich. Der Gutachter kann direkt im Stamm mit Adresse angelegt und zur Übertragung auf dem Unterreiter Schadenabwicklung im Reiter Versicherung ausgewählt werden. So lassen sich Kalkulationen, Schadenbilder und Dokumente einfach austauschen.

X-Rechnungen erstellen

Joe MacHoll — Sun, 01 Mar 2026 01:50:02 +0000

Elektronische Rechnungen sind in C@risma implementiert und werden ständig gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen angepasst. Seit dem 27. November 2020 ist dieses Format der Standard für den Austausch von Rechnungsdaten auf elektronischem Weg. Durch das einheitliche Format (XML) können Auftragnehmer und Auftraggeber der öffentlichen Hand und Firmen ihre Rechnungsdaten genormt übertragen.

Im C@risma kann jederzeit auf dem Reiter Allgemein per Icon unten rechts der Auftrag fakturiert und eine X-Rechnung erstellt werden:

Es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl, ob eine Rechnung für die Reparatur, oder den Mietwagen erstellt werden soll:

Danach erfolgt die Auswahl des Typs der X-Rechnung:

Erläuterungen zu den einzelnen Rechnungen (Expander per Klick auf den Pfeil öffnen):

Die allgemeine X-Rechnung

Ersatzteile direkt bei der ALFAH GmbH bestellen

Joe MacHoll — Tue, 03 Feb 2026 13:47:21 +0000

Auf dem Reiter Teile im Audatex- und Serviceauftrag lassen sich Ersatzteile direkt bei ALFAH Parts bestellen. Mit mehr als 30 Mio. Artikeln stellt ALFAH Parts exklusiv für Kfz-Betriebe das größte Angebot an Auto-Ersatzteilen in Deutschland bereit. Mit über 60 Lieferanten bildet ALFAH Parts den gesamten Markt ab.

Registrierung

Die Freischaltung erfolgt ganz simpel aus C@risma heraus auf dem Reiter Teile:

Wird der Knopf ALFAH-Bestellung zum ersten Mal angeklickt, wird abgefragt, ob die Teilebestellplattform ALFAH genutzt werden soll:

Nach der Bestätigung mit Ja wird die Anmeldung bei ALFAH eingeleitet und es erscheint nachfolgende Meldung:

Bestellung

Die Teilebestellung wird analog der anderen Teilebestellungen in C@risma ausgelöst. Mit einem Klick auf ALFAH-Bestellung wird er Dialog zur Teileauswahl angezeigt

und anschließend die Teileplattform ALFAH aufgerufen:

Eine ausführliche Video-Anleitung zur Auswahl der Teile, der verschiedenen Lieferanten und Einkaufspreise ist direkt oben links (siehe Pfeil in obigem Screenshot) zu finden.

Die gefundenen Teile werden weiter unten angezeigt. Dazu die Scrollbar oder das Mausrad verwenden:

Einzelne Teile können per rotem X (1) abgewählt werden. Sind die Teile alle korrekt, werden sie mit dem Knopf unten rechts zum Warenkorb hinzugefügt (2).

Anschließend wird in den Warenkorb gewechselt und die Bestellung mit dem Knopf Bestellung ausgelöst:

Es erscheint ggf. ein Fenster mit den Lieferbedingungen, die akzeptiert werden müssen:

Abschließend werden die Liefertermine bestätigt, eventuell Nachrichten für ALFAH hinterlegt, alle Bedingungen akzeptiert und per Klick auf Bestellung ist der Vorgang abgeschlossen:

Das Fenster kann geschlossen werden (auch das Verlassen der Seite per Logout ist möglich) und zurück im C@risma wird die Teileliste aktualisiert und ALFAH als Lieferant bei den bestellten Teilen hinterlegt:

Hinweis zum Info-Knopf Das grüne i hinter dem Knopf ALFAH-Bestellung öffnet nach erfolgreicher Bestellung eine Liste mit Informationen zum Status jedes Bestellteils, Preis, Artikelnummer, Lieferant, Rabatt, dem Lieferdatum uvm.

Stammdaten

Die Stammdaten zu ALFAH sind im C@risma-Menü unter Stammdaten → Teilekataloge/Teilebestellungen zu finden:

Reparaturauftrag in der BW-Fuhrpark X-Rechnung

Joe MacHoll — Thu, 22 Jan 2026 21:47:27 +0000

Beim X-Rechnungsversand an den Bundeswehrfuhrpark wird automatisch der in der Dokumentenverwaltung hinterlegte Reparaturauftrag mit der X-Rechnung zusammen verschickt. Hier der Ablauf dazu:

Reparaturauftrag in der Dokumentenverwaltung hinterlegen

riparo: Meldung Direktkunde (neues Formular)

Joe MacHoll — Fri, 05 Dec 2025 03:14:49 +0000

C@risma bietet ein neues Formular an, dass automatisch im Auftrag ausgefüllt werden kann, um einen Kunden an riparo zu melden. Das händische Erfassen aller Daten entfällt.

Das Formular kann hier heruntergeladen und im C@risma-Verzeichnis im Order Formulare abgelegt werden.

Zum Ausdrucken wird auf dem Reiter Drucken der Punkt Eigene Formulare angewählt und nach dem Klick auf den Knopf Drucken erscheint die Liste mit allen hinterlegten Formularen:

Alle im Auftrag erfassten Daten werden gefüllt und ein PDF erzeugt, welches ausgedruckt oder/und gespeichert werden kann:

Ein Abändern der Daten oder nicht gefüllte Felder nachträglich erfassen ist an dieser Stelle ebenfalls möglich!

Ein umfangreicher Beitrag zum Erstellen eigener Formulare ist hier zu finden.

Ein weiterer Beitrag mit allen Platzhaltern und Variablen gibt es hier.

Abschließend: ein Testformular, mit allen Variablen fertig aufgefüllt, haben wir in diesem Beitrag bereitgestellt.

BDE: neue Einstellungen für Gleitzeit-Konten

Joe MacHoll — Tue, 14 Oct 2025 14:16:11 +0000

Ab C@risma-Version 1.82 MV56 verfügbar:
Bisher war in den Monatsabrechnungen nicht auf den ersten Blick ersichtlich, wenn Mitarbeiter zum Abbau des Gleitzeitkontos einen Tag abwesend waren. Nach Eintrag der unbezahlten Abwesenheit mit dem Eintrag Gleitzeittage wurde in der Monatsauswertung dieser Tag mit einer Sollzeit und auch einer Istzeit angegeben.

Für die Kategorien Gleitzeit und unbezahlte Abwesenheit in den Definitionen von Fehlzeiten (ebenfalls zu finden in den BDE-Stammdaten) kann nun angegeben werden, dass keine Istzeiten in den Abrechnungen ausgewiesen werden. Bei unbezahlter Abwesenheit wird auch keine Sollzeit angezeigt.

Die neuen Einstellungen sind im C@risma Menü unter Module → BDE → Stammdaten → Grundeinstellungen gleich auf dem ersten Reiter Verteilung zu finden.

Hinweis: Das einstellbare Datum, ab wann die Korrektur erfolgen soll, kann max. 3 Monate (jeweils der 1. des Monats) zurückdatiert werden können. Danach erscheint eine Warnmeldung und die Eingabe muss mit dem Passwort „BDE“ bestätigt werden.

Wird für einen Mitarbeiter eine Fehlzeit eingetragen und die Art der Fehlzeit ist der Kategorie Gleitzeit oder unbezahlte Fehlzeit zugewiesen, werden keine Istzeiten in den Abrechnungen ausgewiesen.

Hier eine neue Abrechnung ohne Ausgabe von Istzeiten (in diesem Beispiel am Freitag, den 25. Februar). Damit ist sofort ersichtlich, wann Mitarbeiter Gleitzeit abgebaut haben:

C@risma Kopf- und Fußzeilen

Joe MacHoll — Thu, 02 Oct 2025 03:08:14 +0000

Ab Oktober 2025 müssen alle Banken im Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) vor der Freigabe einer Überweisung prüfen, ob der Name des Zahlungsempfängers mit der IBAN übereinstimmt. Ein eigener Beitrag dazu ist unter https://werkstatt.net5.plus/gesetzesaenderung-ueberweisungen-sepa/ zu finden.

Wir empfehlen den Kontoinhaber und die Bankverbindung für Überweisungen in der Fußzeile auf Rechnungen / Auftragspapieren mit auszudrucken.

Kopf- und Fußzeilen einrichten / ändern

Unter Stammdaten wird ausgewählt: Werkstatt-Stammdaten → Allgemein → Firmenkopf und dann (in unserem Beispiel) Fußzeilen bearbeiten

Nach Klick auf Fußzeilen bearbeiten öffnet sich das entsprechende Fenster mit der Möglichkeit die Fußzeile einzutragen bzw. abzuändern.

Die fertige Rechnung:

Kopf- und Fußzeilen für E-Mails

Beim Versand von PDFs per E-Mails aus C@risma heraus sind separate Einstellungen vorzunehmen. Die sind unter Stammdaten → Druckoptionen → Fax und E-Mail zu finden:

Die Eingaben erfolgen analog den oben beschriebenen Vorgehensweisen.

Gesetzesänderung für Überweisungen

Joe MacHoll — Mon, 22 Sep 2025 12:29:59 +0000

Verification of Payee

Ab Oktober 2025 müssen alle Banken im Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) vor der Freigabe einer Überweisung prüfen, ob der Name des Zahlungsempfängers mit der IBAN übereinstimmt.

Erklärungen im Detail sind auf den Seiten der Datev nachzulesen: https://www.datev.de/web/de/nachrichten/gesetzliche-themen/payment-mit-datev/verification-of-payee/

Die notwendigen Änderungen wurden in C@risma eingepflegt.

Unter Stammdaten → Werkstattstammdaten kann der Name des Kontoinhabers für ggf. zwei Konten hinterlegt werden. Diese wird beim Versand von X-Rechnungen automatisch verwendet.

-1-

-2-

In diesem Dialog lässt sich auch die EMail-Signatur ggf. um einen Eintrag zum Kontoinhaber bearbeiten. Nach einem Klick auf EMail-Signatur wird der aus anderen EMail-Programmen bekannte Dialog zum Eingeben von persönlichen und allgemein gültigen Signaturen angezeigt:

-3-

Nach einem Klick auf Firmenkopf erscheint der Dialog mit den Verschiedenen Absender- und Logoangaben und dem Knopf Fußzeilen bearbeiten:

Hier wird der Text eingetragen, der auf jeder Dokumentenseite (je nach gesetzten Optionen) unten mit ausgedruckt wird:

Hinweis

Es ist empfehlenswert, den Namen des Kontoinhabers auch auf Rechnungsformularen und zur Begleichung von Rechnungen ausgedruckten Dokumenten mit anzugeben.

Der Audatex-Auftrag: eigene Positionen (NSPs) / Service-Positionen / freie Positionen

Joe MacHoll — Wed, 13 Aug 2025 05:25:45 +0000

C@risma biete eine umfangreiche Palette von Positionen, die neben den regulären Audatex-Positionen einem Auftrag hinzugefügt werden können.

Über die letzten Jahre sind die Anforderungen an Auftragspositionen für die unterschiedlichsten Aufträge immer weiter gewachsen. Mietwagen müssen ebenso berechnet werden, wie Industrielackierungen, Inspektionsarbeiten, Wohnmobil-Reparaturen oder Ausbesserungsarbeiten an Küchenmöbeln.

NSPs:

Diese Positionen, ursprünglich nur für das Audatex-System geschaffen (Nicht-Standard-Positionen) sind die Basis-Positionen zur Verwendung innerhalb der Audatex-Kalkulation

Service Positionen:

Eine der Erweiterungen sind diese speziell für Serviceaufträge angepasste Positionen mit einer Aufteilung zur Rechnungserstellung und für spätere Auswertungen (Inspektion, Mietwagen, Aktionen, Räder etc.)

Freie Positionen:

Mit diesen Positionen sind Arbeiten im Bereich Industriefertigung, Fahrzeugbau, Individual-Lackierungen und allen anderen Arbeiten bis hin zum Verkauf von Artikeln realisierbar

Auswahl einer Position im Auftrag

Sowohl im Audatex-Auftrag, als auch im Service-Auftrag lassen sich alle Positionen aus dem Stamm in den Auftrag übernehmen. Der Knopf Stamm bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten:

Ein Klick auf Stamm öffnet alle Positionen
Per Klick auf den Pfeil nach unten öffnet sich ein Untermenü mit der Möglichkeit den Filter (Suche) oder eine der gespeicherten Suchen aufzurufen

Nach Aufruf des Datenfilters werden standardmäßig sowohl eigene Positionen als auch Servicepositionen vorgeschlagen. In die Suche können aber auch freie Positionen übernommen werden.

Allerdings ist hier zu bedenken, dass nicht der gesamte Umfang von freien Positionen in einen Audatex- oder Service-Auftrag übernommen werden können.

Besonderheit „Freie Positionen“

Die für den „Freien Auftrag“ im C@risma konzipierten Positionen nehmen eine Sonderstellung unter den Arbeitspositionen ein. Der freie Auftrag ermöglicht auch die untypischsten und komplett vorkonfigurierte Betriebsabläufe in Rechnung zu stellen. Deshalb sind freie Positionen als gesonderte, nicht unbedingt als zu Fahrzeugen zugehörigen Positionen zu betrachten. Nachfolgend die Unterteilung von freien Positionen:

Hinweis: Qapter-Positionen im Serviceauftrag

In diesem Beitrag wird die Verwendung von Hersteller-Positionen und Herstellerwerten unter Verwendung von Qapter beschrieben.

X-Rechnung: was ist die Käufer-ID?

Joe MacHoll — Fri, 08 Aug 2025 12:35:59 +0000

Die Käufer-ID (BT-10) in der X-Rechnung in Deutschland ist die sogenannte Leitweg-ID. Sie dient der eindeutigen Identifikation und Weiterleitung einer elektronischen Rechnung an die richtige Behörde oder Organisation.

Grundsätzlich wird die Leitweg-ID bereits bei Auftragserteilung (Bestellung, Ausschreibungsdokument, Vertrag etc.) vom Auftraggeber mitgeliefert. Ist dies nicht der Fall, muss die Käufer-ID bei der zuständigen Kontaktperson der Behörde oder Organisation angefragt werden.

Zusatzinformationen zu BT-10:

Diese Nummer besteht aus einer 5- bis 46-stelligen, meist alphanumerischen Zeichenfolge (inklusive Bindestrichen), deren Aufbau (Grobadressierung, Feinadressierung, Prüfziffer) genau festgelegt ist
Bei Rechnungen an private Unternehmen ist dieses Feld optional und kann auch für andere, vom Käufer vorgegebene Referenznummern verwendet werden (z.B. Bestellnummer)
Fehlt die Leitweg-ID bei einer öffentlichen Rechnung, wird die X-Rechnung mit einem Fehler abgewiesen

Herstellerindividuelle Zeitangaben

Joe MacHoll — Wed, 06 Aug 2025 20:21:16 +0000

Sollen in einer Kalkulation statt dem Stundenlohn (EUR/Stunde) die herstellerindividuellen Werte/Arbeitszeiten ausgegeben werden, kann dies pro Auftrag oder generell in den Stammdaten von C@risma eingestellt werden.

Für z.B. Volkswagen/Audi kann so auf die Zeiteinheiten (ZE) gewechselt werden. Dies ist insbesondere für Garantie-Arbeiten von Bedeutung.

Stammdaten: im C@risma-Menue unter Stammdaten → Auftragsvoreinstellungen → Audatex → Reiter Anpassungen wird der Eintrag Herstellerindividuelle Arbeitszeiten angehakt:

Im Auftrag: auf dem Reiter RF-Codes wird oben rechts Anpassungen ausgewählt, der Haken bei automatische Übernahme abgewählt und dann die gleiche Option Herstellerindividuelle Arbeitszeiten angeklickt:

Im Ergebnis wird dann, statt wie gewohnt der Stundenverrechnungssatz und die AWs, die Zeiteinheit des Herstellers ausgegeben:

Pflichtfelder/Stammdaten für die X-Rechnung erklärt

Joe MacHoll — Mon, 28 Jul 2025 17:54:23 +0000

In unserem Beitrag Elektronische Rechnungen (e-Rechnung und XRechnung) haben wir den Ablauf zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschrieben.

Hier nun als Ergänzung die Stammdaten, die korrekt erfasst sein müssen, um eine solche Rechnung zu erstellen.

Die Stammdaten für die X-Rechnung

Im nachfolgenden Screenshot sind die einzelnen Felder mit Nummern versehen, die nachfolgend erklärt werden.

1. Bankverbindungsdaten (BT-84-86)

- Bis zu zwei Bankverbindungen des Betriebes können im C@risma hinterlegt werden. Diese sind unter Stammdaten → Werkstatstammdaten einzutragen

2. Zahlungsbedingungen (BT-20)

- Die Zahlungsbedingungen sind in C@risma unter Stammdaten → Zahlungsbedingungen hinterlegt und können hier nochmals unabhängig von den im Auftrag hinterlegten Zahlungsbedingungen ausgewählt werden

Eigene E-Mail-Adresse (BT-34)

- Dies ist die unter Stammdaten → Werkstattstammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse des Betriebes

4. Leistungszeitraum (BT-73/74)

- Dies ist der Zeitraum, wann die Arbeiten (der Auftrag) ausgeführt wurden und wird aus den Feldern Reparaturstart und Fertigstellung im Auftrag (Reiter Allgemein) gezogen

Hinweis: Die Kontaktperson (BT-41) ist der Sachbearbeiter des Auftrages. Dieses Feld kann jedoch überschrieben werden.

Für andere elektronischen Rechnungen (Bundeswehr Fuhrpark etc.) sind ggf. weitere individuelle Angaben erforderlich. Diese ergeben sich aus der Zusammenarbeit mit den entsprechenden Auftraggebern. Dieses sind z.B. Partnerkennungen, Bestellnummern usw.

Quicktipp: Freigabestatus in der Auftragsübersicht

Joe MacHoll — Sun, 27 Jul 2025 01:17:09 +0000

Der Freigabestatus für einen Auftrag ist als Anzeigekriterium verfügbar.

Hier ganz kurz die Vorgehensweise um den Status permanent in der Auftragsübersicht zu sehen:

Im C@risma-Menü bei geöffneter Auftragsübersicht unter Bearbeiteten den Punkt Anzeigekriterien auswählen
Das Kriterium Freigabestatus von links nach rechts übernehmen und ggf. die gewünschte Spalte per Auf und Ab auswählen
Den Knopf Als Standard speichern anklicken, damit die Anzeige permanent gespeichert wird
Abschließend auf Übernehmen klicken und nochmals speichern
Die Spalte Freigabestatus ist implementiert

Das aktuelle Handbuch zum C@risma-Modul „Kassenbuch“

Joe MacHoll — Thu, 29 May 2025 09:40:10 +0000

Kassenbuch V2.0

Selbstbehalt + Anzahlung im Kassenbuch eintragen

Joe MacHoll — Mon, 26 May 2025 17:37:52 +0000

Im C@risma kann ein Selbstbehalt oder/und eine Anzahlung im Auftrag schnell erfasst werden. Dazu wird auf den Reiter Auftraggeber gewechselt und im Fenster unten rechts sind die beiden Menüpunkte dazu vorhanden:

Das detaillierte Handbuch zum Kassenbuch mit allen Voreinstellungen und Zuordnungen für die einzelnen Benutzer von C@risma kann hier aufgerufen werden.

Selbstbehalt

Wird der Knopf Selbstbehalt zahlen aufgerufen, und noch keine Angaben zum Kaskoschaden wurden vorgenommen, erscheint nachfolgendes Fenster:

Nach einem Klick auf Ja, oder wenn alle Versicherungsangaben vollständig sind, wird das Eingabefenster geöffnet:

Im Fenstertitel wird angezeigt welche Kasse benutzt wird. Dies ist wichtig, wenn in einer Firma mehrere Kassen in Verwendung sind (z.B. Annahmekasse und Lagerkasse)
Im Fenster links wird angegeben, ob ein Selbstbehalt oder die Vorsteuer verbucht werden soll
Mit den Nummernknöpfen oder per Tastatur wird der Betrag eingegeben
Bemerkungen zum Vorgang können eingetragen werden
Sind der gegebene Betrag und der zu zahlende Betrag unterschiedlich, wird die Rückgabesumme ermittelt
Abschließend wird die Zahlungsmethode angeklickt und der Betrag ist verbucht

Um zu überprüfen, ob zu einem Auftrag bereits Zahlungen vorgenommen wurden, befindet sich oben links der Knopf Info. Es erscheint per Klick ein Infofenster mit den bereits vorgenommenen Vorgängen:

Anzahlung

Eine Anzahlung für eine Reparatur oder einen Mietwagen wird analog dem Selbstbehalt eingetragen:

Freigabestatus

Joe MacHoll — Mon, 12 May 2025 01:16:14 +0000

Auf dem Reiter Versicherung (1), im C@risma-Auftrag, sind auf dem Unter-Reiter Antwort Versicherung (2) die Angaben zur Reparaturfreigabe hinterlegbar (3).

In der Statusleiste, im Auftrag (4), ist der eingegebene Staus ebenfalls ersichtlich und direkt per Klick änderbar.

Es öffnet sich ein Fenster (nach einem Klick auf das Diamant-Symbol) mit folgenden Feldern:

(1) Ein neuer Status kann manuell erfasst werden

(2) Bemerkungen zum neuen Status werden hier eingetragen

(3) + (4) In der Verlauf-Historie werden alle Vorgänge angezeigt. Mit einem Klick auf eine Bemerkung zum Vorgang wird diese auf der rechten Seite dargestellt. Dies ist bei längeren Texten erforderlich/hilfreich.

Folgende Status sind verfügbar:

	Freigabe + RKÜ erteilt
	Freigabe und RKÜ abgelehnt
	Freigabe ohne RKÜ erteilt
	Freigabe erforderlich
	Freigabe erteilt
	RKÜ abgelehnt

Der Freigabestatus soll in der Auftragsübersicht mit angezeigt werden? Kein Problem! In diesem Beitrag wird beschrieben wie’s geht.

Das Buchungsportal: Online-Termine konfigurieren

Joe MacHoll — Sun, 11 May 2025 19:07:37 +0000

Im C@risma wird über Stammdaten → Werkstatt-Stammdaten der Reiter Online-Services aufgerufen. Im unteren Bereich befindet sich der Knopf Online-Buchungsportal zum Aufruf der Konfiguration und der Quix-Aktivierung.

Im Browser öffnen sich die Werkstatt-Einstellungen für Quix im oberen Breich (1). Der QR-Code zum Aktivieren wird hier, genau wie im C@risma selbst, nochmals angezeigt.

Darunter sind die Konfigurationsmöglichkeiten zur Online-Terminvereinbarung gelistet (2). Über des Clipboard-Symbol hinter z.B. Termine anbieten, wird der entsprechende Link kopiert und kann dann zur Kontrolle direkt aufgerufen werden.
Achtung: erst nach dem Speichern (unten rechts) sind die eingetragenen Zeiten und Einstellungen aktiv!

Die Konfiguration der einzelnen Wochentage folgt im nächsten Abschnitt. Hinter den Wochentagen befindet sich ein Enter-Symbol, mit dem die Zeiten auf den nächstfolgenden Tag kopiert werden können.

Sollen abweichende Termine für einzelne Arbeiten angeboten werden, kann dies per Schieberegler aktiviert werden.

Im unteren Bereich sind die Partnerbetriebe und die Stundenverrechnungssätze zu konfigurieren. Die Stundenverrechnungssätze werden NICHT auf dem Portal angezeigt und für den Endkunden nicht ersichtlich. In weiteren Ausbaustufen werden diese zukünftig für VI-Fotokalkulation verwendet werden, wenn Kunden mit einer Terminvereinbarung auch Unfallbilder mit übermitteln.

Zum Abschluss werden die Einstellungen mit Speichern übernommen und per Abmelden werden die Eingaben ignoriert.

C@risma Online-Services: Quix und das Online-Buchungsportal initialisieren

Joe MacHoll — Sat, 10 May 2025 18:20:04 +0000

Sowohl die Quix-App, als auch das Online Buchungsportal wird über Stammdaten → Werkstatt-Stammdaten initial freigeschaltet:

Nach einem Klick auf Online-Services freischalten erscheint folgendes Fenster:

Nach Aktivierung des Hakens werden die nachfolgend aufgeführten Termine online auf dem Portal unter https://termin.net5.plus angeboten
Die Anzahl der Annehmer entscheidet, ob mehrere Termine gleichzeitig zu einer bestimmten Uhrzeit angeboten werden
Für jeden Wochentag wird angegeben, wann Termine online angeboten werden sollen
Der Betrieb legt fest welche Terminarten online zur Verfügung werden:
- Anlieferungstermine: Kunden die ihr Fahrzeug „nur schnell“ abgeben möchten. Der Auftragsumfang ist gering, oder bereits abgesprochen
- Besichtigungstermine: ein Kunde hat z.B. einen Unfallschaden und benötigt einen Kostenvoranschlag
- Servicetermine: dies sind klassische Annahmetermine für Inspektionen, Wartungsarbeiten, Bremsen- und Klimaservice usw.
- Reifenwechseltermine: Kunden lassen einen Reifenwechsel vornehmen (Sommer-/Winterreifenwechsel)
  Diese Termine werden über das Onlineportal zur Verfügung gestellt und nach Eingabe von PLZ oder Ort findet ein Endkunde eine Werkstatt in seinem gesuchten Bereich. Außerdem werden individuelle Internet-Links generiert, über die ein Kunde direkt in der Werkstatt buchen kann. Diese Links können direkt an einen Kunden weiter gegeben werden („buchen Sie schnell Ihren Termin online hier“), oder auf der Werkstatt-Homepage veröffentlicht werden
Mit einem Klick auf Internet-Links anzeigen öffnet sich ein Fenster mit den entsprechenden Links für die einzelnen Termine, z.B. zum Einbinden auf der eigenen Homepage:
Partner-Versicherungen und Organisationen steuern über dieses Portal ebenfalls Kunden in die Werkstätten. Die entsprechenden Partner werden angehakt
Mit Absenden/Aktualisieren wird die Freischaltung vorgenommen und zur weiteren Bearbeitung ist ein neuer Reiter Online-Services in den Werkstatt-Stammdaten vorhanden:

Der Aufruf des Portals erfolgt dann per Klick auf Online-Buchungsportal:

Die weiteren Einstellungen werden in dem Blogbeitrag Das Buchungsportal: Online-Termine konfigurieren ausführlich beschrieben.

Hinweise:

Annahmetermine für die nächsten 3 Wochen werden generiert. Sind z.B. Mitarbeiter/Annehmer im Urlaub lassen sich Termine auch JEDERZEIT wieder ändern oder komplett aus dem Portal entfernen.
Ein Beitrag zum Freischalten von Quix nach dem Download auf dem Handy oder Tablet gibt es hier.

Quix-App per QR-Code aktivieren

Joe MacHoll — Thu, 08 May 2025 21:24:14 +0000

Die Quix-App (im Apple App-Store und Googles Play-Store kostenlos erhältlich) ermöglicht das schnelle Erfassen von Aufträgen und Bildern direkt am Fahrzeug.

Um die Initialisierung zu vereinfachen, wird von C@risma ein QR-Code generiert, der dann in der App bei der erstmaligen Benutzung einfach eingescannt wird. Das lästige eingeben von Zugangsdaten, Benutzereinstellungen und Passwörtern entfällt.

Zum Generieren des QR-Codes wird im C@risma Stammdaten → Werkstatt-Stammdaten → Reiter Online-Services aufgerufen und unterhalb der Quix-Sektion der Knopf QR-Code anzeigen angeklickt.

Eine weitere Möglichkeit ist im C@risma-Auftrag den QR-Code auf dem Reiter Bilder anzeigen zu lassen.

1. Klick auf Quix-Import:

2. Oben rechts wird dann das kleine QR-Code-Logo angeklickt:

3. Es öffnet sich ein Fenster mit weiteren Hinweisen:

Beim ersten Aufruf der App (diese steht für Android und iOS zur Verfügung) wird der QR-Code mit dem Handy/Tablet gescannt und die App ist fertig initialisiert.

Download Quellen:

Apple App-Store Download: https://apps.apple.com/de/app/quix/id6478312989
Google Play-Store Download: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.net5plus.quix

Ein eigener Beitrag mit allen Apps zum Download für C@risma ist hier verfügbar.

helloparts in C@risma

Joe MacHoll — Wed, 07 May 2025 18:15:44 +0000

Die Teileplattform helloparts ist in C@risma integriert.

Unter Stammdaten → Teilekataloge / Teilebestellung → Teileliste helloparts wird zunächst über den Haken helloparts die Teileplattform aktiviert.

Anschließend wird die Registrierung gestartet.

Wichtig: erst nach einem Klick auf "Bei helloparts registrieren" das Fenster per "Beenden" verlassen

Im Auftrag wird auf dem Reiter Teile die Bestellung mit dem Knopf helloparts-Bestellung ausgelöst:

Erscheint mit dem Klick auf helloparts-Bestellung eine Fehlermeldung (sie unten), ist die Registrierung bei helloparts noch nicht abgeschlossen.

Teilestatus-Symbol in C@risma und der BDE-App

Joe MacHoll — Sun, 13 Apr 2025 01:49:44 +0000

Im C@risma ist der Teilestatus zu einem Auftrag schnell zu erkennen. Im oberen Symbolbereich des Auftrags wird dazu ein Teilestatus-Symbol eingeblendet:

In der BDE-App wird dieses Symbol zu jedem Auftrag in der Auftragsliste angezeigt:

Dieser Teilestatus wird ebenfalls an die BDE-App übertragen und dort in der Auftragsliste mit angezeigt. Außerdem ist der Status als Anzeigekriterium in der Auftragsübersicht im C@risma verfügbar:

Angezeigt werden 3 Balken:

- - der erste Balken steht für Bestellung
  - der mittlere Balken steht für Lieferung
  - Der Balken rechts steht für Rechnungsprüfung

Die Balken können jeweils folgende Farben annehmen:

- - grau: keine Information vorhanden (kein Teil im Auftrag)
  - gelb: teilweise bestellt, geliefert, geprüft
  - grün: komplett bestellt, geliefert, geprüft
  - rot: kein Teil bestellt, geliefert, geprüft

Beispiele:

	Alle Teile bestellt und geliefert, teilweise Rechnung geprüft
	Alle Teile bestellt, Teillieferung erfolgt, keine Rechnung geprüft
	Alle teile bestellt, geliefert und Rechnungen geprüft
	nicht alle (benötigten) Teile bestellt, kein Wareneingang, keine Rechnungsprüfung erfolgt
	Keine Teile im Auftrag kalkuliert

Ist zu einem oder mehreren Teilen eine Bemerkung hinterlegt, werden die Symbole zusätzlich mit einem schwarzen Dreieck unten rechts markiert:

Kommentare zu einem Teil lassen sich per Doppelklick auf ein Teil, oder nachdem ein Teil markiert wurde, per Klick auf den Knopf Lieferinfo hinterlegen.

Mit der Einführung des Teilestatus wurde auch die Möglichkeit geschaffen nicht benötigte Teile (z.B. Teil ist „am Lager“) zu kennzeichnen. Auf dem Reiter Teile wurde dazu die Spalte Bestellung hinzugefügt. Alle Positionen sind zunächst immer angehakt. Muss eine Position/Teil nicht bestellt werden, entfernt der Anwender den Haken. Zusätzlich erscheint dann auch in der Spalte Lieferinfo der Hinweis: Keine Lieferung notwendig.

Wichtig: diese Funktionalität und Logik betrifft ausschließlich neue Aufträge. Bestehende Aufträge (vor der C@risma-Version 1.81.01 MV10) weisen ggf. einen inkorrekten Status (Symbole siehe oben) aus.

Performance-Boost: alte Aufträge archivieren

Joe MacHoll — Mon, 24 Mar 2025 19:21:27 +0000

Alle Aufträge, Kunden, Dokumente, Bestellungen usw. werden in einer Datenbank gespeichert. Genau wie in einem konventionellen Aktenarchiv dauert sie Suche um so länger, je mehr Daten durchsucht werden müssen.

Alte Aufträge, von vor 10 oder 15 Jahren, sind für das Tagesgeschäft irrelevant. Diese können beruhigt in ein Archiv verschoben und nur bei Bedarf „hervorgeholt“ werden.

Schritt 1

Im C@risma-Menü wird die Auftragsarchivierung über Auftragsbearbeitung → Auftragsarchivierung aufgerufen:

Schritt 2

Wird die Archivierung zum ersten Mal aufgerufen, bietet C@risma an, die Index-Datei in die Datenbank zu speichern. Es wird empfohlen dies zu akzeptieren:

Im nächsten Fenster sind folgende Optionen auszuwählen:

bis zu welchem Tag sollen Aufträge archiviert werden und welches Datum (letztes Änderungsdatum oder das Erfassungsdatum) soll verwendet werden
welche Auftragstypen sollen archiviert werden
wohin sollen die Aufträge archiviert werden. Das Archiv-Verzeichnis innerhalb des C@risma-Ordners ist vorausgewählt

Schritt 3

Nach der Bestätigung mit OK werden die gefundenen Aufträge angezeigt. Nochmals können einzelne Optionen für die Archivierung an-/abgewählt werden.

Der letzte Punkt in diesem Fenster bietet die Option, anschließend auch die Archivierung für Kunden und Fahrzeuge vorzunehmen. Dies vereinfacht die gesamte Datenbankoptimierung und ist dringend zu empfehlen.

Der Vorgang wird mit Aufträge archivieren gestartet und die Fortschrittsanzeige erscheint:

Gegebenenfalls erfolgen noch Abfragen zu einzelnen Aufträgen. Damit nicht jeder Vorgang „von Hand“ bestätigt werden muss, ist die Checkbox für alle weiteren Aufträge übernehmen anzuhaken:

Erfolgsmeldung

Abschließend wird eine Meldung ausgegeben:

Wurde zu Beginn der Auftrags-Archivierung angeklickt, dass auch Kunden und Fahrzeuge entfernt werden sollen, werden die entsprechenden Vorgänge automatisch gestartet. Eine detaillierte Anleitung dazu ist in diesem Blogbeitrag ausführlich beschrieben.

Die Suche nach inaktiven Kunden wird direkt gestartet.

Performance-Boost: Inaktive Kunden + Fahrzeuge löschen

Joe MacHoll — Mon, 24 Mar 2025 16:08:04 +0000

C@risma bietet eine einfache Methode, um Kunden und Fahrzeuge, für die über einen längeren Zeitraum keine Aufträge mehr angelegt wurden, zu deaktivieren oder zu löschen. Dies ist ab der C@risma-Modulversion 51 (März 2025) integriert.

Nach Abschluss ist die initiale Kunden-Fahrzeugsuche wesentlich beschleunigt (wir haben auch einen Blog-Beitrag dazu). Außerdem entspricht dies dem datenschutzrechtlichen Grundsatz „Recht auf Vergessenwerden“ (gemäß Art. 17 Abs. 2 DSGVO).

*** Der hier beschriebene Ablauf ist für das Löschen von Kunden und Fahrzeuge identisch ***

Schritt 1: Suchen

Als Erstes werden die Kunden über Stammdaten → Adressen→ Alle Adressen aufgerufen und der Knopf Liste inaktiver Kunden angeklickt.

Im sich öffnenden Fenster wird zunächst das Datum festgelegt bis wann „alte“ Kunden gelöscht werden sollen und ob diese komplett gelöscht, oder nur in der Adress-Suche beim Anlegen eines Auftrags deaktiviert werden sollen.

Mit OK wird der Suchvorgang eingeleitet.

Schritt 2: Prüfen + Löschen

Die Liste der gefundenen „alten“ Adressen wird angezeigt. Diese sind bereits auf der linken Seite ausgewählt.

Erst nach einem Klick auf Löschen / Deaktivieren wird der Vorgang der mit einem grünen Haken gekennzeichneten Adressen ausgelöst. Es erscheint nochmals folgende Abfrage:

Erst nach der Bestätigung mit Ja werden die ausgewählten Adressen gelöscht!

VALUEpilot Stammdaten

Joe MacHoll — Mon, 24 Mar 2025 14:43:08 +0000

Zur Ermittlung des Zeitwertes eines eingelieferten Unfall-Fahrzeugs bietet C@risma die Möglichkeit innerhalb eines Auftrags den Wert des Fahrzeugs zu ermitteln.

Die Zugangsdaten dazu sind unter Stammdaten → Kommunikation → VALUEpilot einzutragen.

Quix Desktop: Bilderimport im C@risma-Auftrag

Joe MacHoll — Fri, 21 Mar 2025 14:00:41 +0000

Mit der Quix-App (hier der Link zur App-Beschreibung: Quix-App) auf einem Mobilgerät (Android / iOS) aufgenommene Bilder sind nun ohne Umwege direkt in einen Auftrag einspielbar. Diese Funktion wurde ganz bewusst einfach gehalten und steht ab März 2025 zur Verfügung.

Auf dem Reiter Bilder befindet sich nun zusätzlich der Knopf Quix Import:

Die neue Quix-Desktop-App wird nach einem Klick auf diesen Knopf gestartet. Auf der linken Seite sind die aufgenommenen Bildreihen (Galerien) gelistet. Gibt der Anwender zu den Aufnahmen einen Namen an, wird dieser statt dem Wort Galerie angezeigt.

Ebenfalls zur besseren Identifikation wird die Anzahl der Bilder, das Aufnahmedatum und die -Uhrzeit gelistet.

Nach einem Klick auf die entsprechende Galerie (1) und anschließend auf Übernehmen (2) sind die Bilder in den Auftrag übernommen und aus Quix entfernt.

Termin-Anzeige im Auftrag/Kalender

Joe MacHoll — Thu, 06 Mar 2025 15:35:33 +0000

Ob ein Termin in den C@risma-Kalender übernommen wurde, ist schnell zu ersehen: das Kalendersymbol neben dem Termineintrag hat einen kleinen weißen Streifen auf der rechten Seite!

Per Klick auf das Kalender-Icon wird der Kalender mit dem entsprechenden Termin direkt aufgerufen und kann dort weiter bearbeitet werden.

Dies ist insbesondere sinnvoll, um den Status zu ändern oder den Termin zu verschieben. Die vorgenommenen Änderungen sind dann wiederum im Auftrag über den Farbstreifen auf dem Symbol sichtbar.

weiß: ohne Status
gelb: teilweise kritisch
grün: planmäßig
rot: kritisch

C@risma-Apps schnell online finden (und installieren)

Joe MacHoll — Tue, 04 Mar 2025 02:24:38 +0000

Quix

Bilder und Aufträge schnell mobil erfassen

BDE-App

mobile Zeiterfassung in der Werkstatt

Online-Terminvereinbarung: SMS an Kunden

Joe MacHoll — Fri, 28 Feb 2025 01:39:18 +0000

Ein Kunde möchte gern „in Ruhe“ einen Termin ausmachen. Eine ausgezeichnete Möglichkeit ist, eine SMS (in C@risma kostenlos und schnell) mit dem Link zur Online-Terminvereinbarung zu versenden.

Damit der Text für die SMS mit dem Werkstattlink nicht jedes mal neu eingetippt werden muss, wird als erstes ein SMS-Textbaustein angelegt. Dies erfolgt analog aller anderen Textbausteinen (eine Anleitung dazu gibt es hier).

Ein Mustertext ist z.B.:
„Vielen Dank für das informative Telefongespräch. Hier der Link zur Online-Buchung eines Termins in unserer Werkstatt: https://termin.net5.plus/ox114edb2
Wir freuen uns auf Ihren Besuch„

Auf dem Handy kann dann der Link vom Kunden direkt angeklickt und ein Termin online gebucht werden.

Der individuelle Werkstatt-Link

Der individuelle Werkstatt-Link ist im C@risma zu finden unter Stammdaten → Online-Terminvereinbarung. Dort den Knopf Internet-Links anzeigen anklicken.

Ergänzende Beiträge zur Online-Terminvereinbarung:

Wie die Online-Terminvereinbarung im C@risma freigeschaltet werden kann, ist in diesem Artikel beschrieben
Wie Kunden einen Termin vereinbaren wird hier beschrieben
Im Internet besser gefunden werden werden: ein Blog-Beitrag zum Erstellen eines Profils bei Google.de

Stammtexte für Auftragspapiere in C@risma anlegen

Joe MacHoll — Tue, 25 Feb 2025 21:27:49 +0000

Stammtexte sind unter Stammdaten → Textbausteine → Alle Textbausteine zu bearbeiten und Neue anzulegen:

Hinweis: für E-Mails sind separate Textbausteine vorgesehen und im gleichen Menüpunkt unter E-Mail Texte zu finden (sie Screenshot oben)

Einen neuen Textbaustein mit Variablen erfassen

Mit dem Knopf Neu wird ein neuer Textbaustein angelegt. In unserem Beispiel soll für den Kostenvoranschlag ein Schlusstext erstellt werden, der unterhalb des Endergebnisses angezeigt werden soll.

In der Kurzbezeichnung wird ein wiedererkennbarer Textname eingetragen
Dann wird ausgewählt für welchen Ausdruck der Textbaustein gelten soll
Abschließend wird mit Übernehmen der Dialog zur Texteingabe aufgerufen

Die Erstellung eines Textes erfolgt analog einem Dokument in einer Textverarbeitung.

Um alle Variablen anzuzeigen, ist der Knopf Variablen oben rechts anzuklicken. Ein Fenster mit allen Variablen wird geöffnet.

Zum Einfügen einer Variable an der Stelle des Cursors, wird im Variablen-Fenster der entsprechende Eintrag angeklickt und mit dem Knopf Einfügen in die Textverarbeitung übernommen.

Wichtig: zum Speichern muss der (unscheinbare) Knopf KV speichern angeklickt werden!

Die Knopfbezeichnung ändert sich entsprechend dem Namen des Textbausteins.

Stammtexte (mit Variablen) verwenden

Joe MacHoll — Sun, 23 Feb 2025 20:37:04 +0000

Werden aus C@risma heraus Formulare, Briefe, SMS oder EMails mit zusätzlichen Texten ausgedruckt, sind häufig individuelle Angaben auf dem Ausdruck erwünscht. Als Beispiele sind zu nennen:

Rechnung: „Vielen Dank für Ihren Auftrag“
SMS: „Ihr VW Passat mit dem Kennzeichen S-AX 123 ist fertig zur Abholung“
Werkstattauftrag: „Auslieferung ist am 16.04.2025 um 17:00 Uhr“

Wie Stammtexte angelegt werden ist im Artikel Stammtexte für Auftragspapiere in C@risma anlegen ausführlich erklärt .

Für angelegte Texte (Textbausteine) gibt es 2 Optionen:

Ein Text soll immer mit ausgedruckt werden: in den Druckstammdaten wird der Stammtext fest zugewiesen. Beispiel: Auf einem Kostenvoranschlag erscheint immer der Schlusstext mit dem Namen KV:

Ein Stammtext soll individuell zu einer bestimmten Ausdruck hinzugefügt werden: vor dem Druck wird ein Textbaustein ausgewählt und ggf. verändert
1. 1. Textbaustein aus der Liste auswählen
  2. Vorschau des Textbausteins
  3. Mit dem Knopf Einfügen den Baustein übernehmen

Der fertige Ausdruck

Im Ausdruck werden Variablen mit den im Auftrag eingesetzten Werten gefüllt:

Verbesserte Suche in C@risma

Joe MacHoll — Fri, 21 Feb 2025 13:29:47 +0000

Bei der initialen Suche nach Kunden und Fahrzeugen kam es immer wieder zu Ergebnissen bei denen Dubletten angezeigt wurden. So wurden Fahrzeuge mehrfach angezeigt, obwohl es sich um das gleiche Fahrzeug handelt. Für ein Kennzeichen gibt es keine Norm, wie diese eingegeben werden müssen.

Folgende unterschiedliche Schreibweisen werden häufig verwendet:

KG-FE 123
KG – FE 123
KG – FE123
KG-FE123
KG FE 123
KG FE123
ein Leerzeichen innerhalb einer Gruppe
ggf. auch 2 Leerzeichen zwischen den Gruppen oder innerhalb einer Gruppe

In dem nachfolgenden Kurz-Video sieht man, dass die Aufbereitung ein paar Sekunden in Anspruch nimmt. Aber diese Wartezeit erspart die spätere Eliminierung welches Fahrzeug nun das „richtige“ ist, oder welcher Kunde ausgewählt werden muss.

https://werkstatt.net5.plus/wp-content/uploads/2025/02/Suche.mp4

Es besteht jederzeit die Möglichkeit die Sortierroutine mit dem Knopf Abbrechen zu beenden.

Nach der Vorsortierung kann nun auch eingestellt werden, das die Suche immer Im Feld Kundenkürzel steht und nicht in der Kundennummer.

Alle Voreinstellungen zu der Kunden-Fahrzeug-Suche sind unter Stammdaten → Auftrags-Voreinstellungen → Allgemein zu finden:

SMS versenden mit C@risma

Joe MacHoll — Tue, 18 Feb 2025 22:42:30 +0000

Mit C@risma lassen sich SMS kostenlos verschicken. Mit diese Funktion informieren Betriebe ihre Kunden:

„Ihr Fahrzeug ist repariert und fertig zur Abholung“
„Alles läuft nach Plan und wir bestätigen Ihren Abholungstermin für morgen Vormittag“
„Wir benötigen zur Reparatur noch einige Angaben. Bitte kontaktieren Sie uns unter…“

SMS lassen sich direkt aus dem Auftrag heraus versenden. Auf dem Reiter Drucken ist unten links der Knopf SMS zu finden:

1. Die SMS Stammdaten

Unter Stammdaten → Werkstatt-Stammdaten wird die Absendernummer des Betriebes eingetragen. Diese wird beim Empfänger für Rückantworten angezeigt.

2. Eine SMS verfassen

Nach einem Klick auf den Knopf SMS auf dem Reiter Drucken im Auftrag öffnet sich der Dialog zum Verfassen der Nachricht.

Im Absenderfeld ist die in den Stammdaten hinterlegte Absender-SMS-Nummer automatisch gefüllt und kann ggf. auch geändert werden
Die Mobil-Nummer des Empfängers wird automatisch aus den Stammdaten der hinterlegten Adresse gezogen und eingetragen. Alternativ kann eine andere Nummer im Feld eingetragen werden oder ein anderer Empfänger aus dem Adressstamm mit dem Knopf Suchen übernommen werden
Hinterlegte Stammtexte mit den entsprechenden Variablen werden mit dem Knopf Stammtexte ausgewählt und übernommen. Ein Text kann ebenfalls händisch erfasst, oder ein übernommener Stammtext abgeändert werden
Mit OK wird die SMS verschickt

3. Abgeschickt!

Eine Erfolgsmeldung schließt den Vorgang ab und die SMS wird in die Dokumentenverwaltung übernommen.

Die Teilekataloge in C@risma

Joe MacHoll — Mon, 17 Feb 2025 20:19:00 +0000

Die in C@risma integrierten Teilekataloge sind unter Stammdaten → Teilekataloge / Teilebestellung → auf den Reitern Next-Kataloge und Teileliste helloparts konfigurierbar. Die entsprechenden Zugangsdaten für den Betrieb und Parameter sind selbsterklärend.

Ausdrucke einem Drucker fest zuweisen

Joe MacHoll — Sat, 01 Feb 2025 16:50:18 +0000

Ein Dokumententyp (z.B. Rechnungen) sollen immer auf dem gleichen Drucker und evtl. auch noch aus einem bestimmten Papierschacht ausgedruckt werden.

In diesem Video wird erklärt, wie unter Stammdaten -> Druckoptionen -> Sonstige einzelne Dokumente einem Drucker fest zugewiesen werden.

Mit diesen Einstellungen beginnt der Ausdruck sofort ohne gesonderte Abfrage.

Die Vorgehensweise ist für C@risma und AudaCar II identisch.

Kundennummer beim Lieferanten auf einer Bestellung mit ausdrucken

Joe MacHoll — Thu, 16 Jan 2025 13:41:34 +0000

Sie möchten ihre Kundennummer bei einem Lieferanten beim Druck einer Bestellung mit ausgeben? Wir zeigen wie.

In den Stammdaten -> Druckoptionen -> Allgemein auf dem Reiter Bestellung wird die Option Meine Kundennummer beim Lieferant angehakt:

Hinweise:

Das Modul „Teilebestellung“ ist hierzu notwendig
Diese Option ist auch zu verwenden, wenn für einen Kopftext oder Schlusstext für eine Bestellung die Variable «KdNr. Lieferant» Verwendung finden soll
Die Kundennummer der Werkstatt beim Lieferanten wird in den Adressstammdaten auf dem Reiter Lieferant eingetragen:

ZKF-RKÜ verwenden

Joe MacHoll — Fri, 10 Jan 2025 19:05:04 +0000

Das Dokument Reparaturkosten-Übernahmebestätigung des ZKF steht allen Anwendern von C@risma kostenlos zur Verfügung. Die im Auftrag eingegebenen Daten werden automatisch in das Dokument (ausfüllbares PDF) übernommen.

Für den Ausdruck kann jeder Betrieb auch eine eigene RKÜ für Versicherungen erstellen (nicht empfohlen). Die Auswahl, welches Dokument gedruckt werden soll, ist im C@risma unter Stammdaten → Allgemeine Auftragsvoreinstellungen (gleich auf dem ersten Reiter) einzustellen.

Das fertige, von C@risma generierte PDF ist:

ausdruckbar
per E-Mail oder elektronisch versendbar
vor der Erstellung editierbar

Eine von C@risma unabhängige, von Hand ausfüllbare, PDF-Version ist auch über den Krafthandshop für 149,90 € zzgl. Versand und MwSt. erhältlich.

Link zum Krafthandshop: https://www.krafthand-shop.de/produkt/reparaturkosten-uebernahmebestaetigung-pdf/

QUIX: Auftrag mit Bildern anlegen einfach gemacht

Joe MacHoll — Sun, 01 Dec 2024 18:23:04 +0000

Frage: Was ist Quix?

Antwort: „ich will schnell in der Werkstatt oder auf dem Hof einen Auftrag für C@risma anlegen und gleich Fotos dazu machen“

Dazu wird Quix auf dem Handy oder Tablet installiert und per QR-Code eingerichtet. Die Abfolge zum Anlegen eines Auftrags sind bewusst einfach gehalten und in wenigen Schritten erledigt.

1. Auftrag erstellen anklicken

2. das Hauptfenster zur Eingabe der Fahrzeugdaten erscheint

3. Mit der Option Fahrzeugschein wird ein Fahrzeugschein fotografiert und die Daten per OCR-Erkennung ausgelesen. Diese sind dann sofort im Quix-Auftrag gefüllt.
Ein unter Bemerkung eingetragener Text wird mit übermittelt und erleichtert das Auffinden der Daten und Bilder beim Einlesen ins C@risma.

4. Schadenbilder werden mit dem entsprechenden Knopf aufgenommen.

Abschließend werden die Aufnahmen mit dem Fertig Knopf übernommen.

Hinweis

Die mit der Quix-App aufgenommenen Bilder und die aus der Galerie hinzugefügten Bilder sind NICHT die nativen Bilder der Handy-Kamera. Es wird ein eigenes, Android und iPhone unabhängiges HD-Format verwendet.

Nachdem der Fahrzeugschein und die Bilder eingelesen wurden, sollte abschließend noch der Kilometerstand eingegeben werden.

Per Daten übertragen wird der Auftrag an C@risma über AudaNet gesendet. Die erfassten Daten sind im Posteingang (Module → AudaPadWeb → Vorgangsübersicht) von C@risma abgelegt und von jedem Arbeitsplatz aus aufrufbar.

Hinweis: Quix ist eine App für Android und iOS, kostenlos verfügbar im Play- und App-Store. Wie die App schnell zu finden ist, wird hier gezeigt.

Service-Auftrag: Neuerung im Ressourcen-Manager

Joe MacHoll — Wed, 02 Oct 2024 21:45:05 +0000

Im Serviceauftrag werden die Kapazitäten und die Auslastung in der Werkstatt automatisch neu berechnet, wenn sich die Kalkulation ändert.

Werden z.B. weitere Arbeiten zu einem Serviceauftrag hinzugefügt, verändert sich die Kalkulation und auch die benötigte Arbeitszeit. Somit ändert sich auch die Auslastung und die freien Kapazitäten.

Wichtig: die automatische Anpassung wird nur vorgenommen, wenn in den Stammdaten Kalkulation automatisch in Planung übernehmen angewählt wurde.

Nach einer Änderung im Service-Auftrag werden die Positionen sofort im Ressourcen-Manager aktualisiert:

Individuelle Planungen (Knopf „Planung bearbeiten“, unten rechts) werden nicht automatisch angepasst.

Fahrzeugschein-Scan per PDF + Drag & Drop

Joe MacHoll — Wed, 02 Oct 2024 21:23:23 +0000

Einführung in die Funktionalität

Die Integration der Drag & Drop-Funktionen für PDF-Fahrzeugscheine in C@risma ermöglicht eine benutzerfreundliche und effiziente Übertragung von Fahrzeugdaten. Dies beschleunigt den Prozess erheblich und eliminiert die Notwendigkeit, Dateien manuell auszuwählen und zu importieren.

Funktionsweise

Hochladen des Fahrzeugscheins: Fahrzeugschein per Drag & Drop in das C@risma-Scan-Fenster ziehen . Dies ist auch direkt aus einem EMail-Programm (z.B. Outlook oder Thunderbird) möglich
Automatischer Scan: Nach dem Hochladen wird der Fahrzeugschein automatisch gescannt. Hierbei kommen fortschrittliche OCR-Technologien (Optical Character Recognition) zum Einsatz, die alle relevanten Daten aus dem Dokument extrahieren
Datenverarbeitung: Die erkannten Daten werden strukturiert und sofort in die entsprechenden Felder innerhalb von C@risma übertragen
Dokumentenverwaltung: Der Fahrzeugschein selbst wird in der Dokumentenverwaltung abgelegt

Bilder aus dem Auftrag entfernen

Joe MacHoll — Wed, 02 Oct 2024 21:03:34 +0000

Sollen Bilder aus dem Auftrag entfernt, aber nicht gelöscht werden, ist dies nun mit dem Knopf Zurück ins Aufnahmealbum möglich.

Dies kann z.B. bei falsch zugewiesenen, zu einem anderen Fahrzeug gehörenden Bildern erforderlich sein.

Endgültig gelöscht werden Bilder mit dem darunter befindlichen Knopf Löschen.

Drag-and-Drop in C@risma

Joe MacHoll — Tue, 06 Aug 2024 17:16:56 +0000

Um Dokumente jeder Art einem Auftrag zuzuordnen, können alle Dokumententypen direkt in einen Auftrag gezogen werden. Diese Technik („Drag-and-Drop“) vereinfacht die Zuordnung, insbesondere von externen Dokumenten, ganz erheblich.

In dem nachfolgenden Video zeigen wir den Dokumenten-Import aus einem Mail-Client, ohne Zwischenspeichern, in einen Auftrag. Aus Outlook heraus wird der vom Kunden eingescannte und gesendete Fahrzeugschein in einem Auftrag abgelegt. Die gleiche Vorgehensweise funktioniert auch vom Desktop, dem Datei-Explorer usw.

Werden Bilder im JPG-Format in den Auftrag gezogen, erscheint eine Bestätigungsmeldung und alle Schadenbilder sind auf dem Reiter Bilder zu sehen.

AudaPost darf auf diesem Rechner nicht gestartet werden

Joe MacHoll — Tue, 25 Jun 2024 09:00:00 +0000

Beim Start von AudaPost kann folgende Meldung erscheinen:

Lösung:

Unter Stammdaten -> Kommunikation -> Reiter AudaNet unter Postabfrageprozess „AudaPost“ die IP-Adresse des PCs, auf dem AudaPost ausgeführt werden soll, eintragen:

Rechnung + Gutschrift per E-Mail versenden

Joe MacHoll — Mon, 24 Jun 2024 05:37:15 +0000

Unter folgenden Voraussetzungen fehlt das Logo auf einer Gutschrift zur Rechnung:

Der Ausdruck von Rechnungen und Gutschriten erfolgt generell auf einem Drucker mit vorgedrucktem Firmenpapier
Eine Rechnung wird zusammen mit der Gutschrift direkt per E-Mail versendet
Im Auftrag ist die Option Rabatte als Gutschrift gewähren – als Einzelgutschrift nach Rechnungsdruck angewählt

Die Ursache: Bei der Erzeugung der Rechnung wird automatisch eine spezielle Methode im Hintergrund für die elektronische Weiterverarbeitung verwendet, wenn die Rechnung sofort per E-Mail versendet wird. Die Gutschrift wird aber weiterhin manuell angestoßen.

Die Lösung des Problems

Im Gutschriftsdialog nach dem Drucken der Rechnung und vor dem Erstellen der Gutschrift, muss die Formatvorlage Gutschrift mit Logo manuell ausgewählt werden. Dann wird das in den Stammdaten hinterlegte Firmenlogo „ganz normal“ verwendet.

Eine aktuelle Auftragsliste mit dem Reparaturstatus im C@risma

Joe MacHoll — Wed, 19 Jun 2024 01:54:58 +0000

Insbesondere zur besseren Planung der Werkstattabläufe kann im C@risma für jeden Auftrag ein Reparaturstatus vergeben werden:

Bereits in diesem Beitrag wird kurz erklärt, wie Listen mit dem jeweiligen Status zu erstellen sind. Dann lassen sich z. B. alle Aufträge anzeigen, die zurzeit in der Endreinigung sind.

Ist der Reparaturstatus für alle relevanten Aufträge eingegeben, sollen nun alle in der Werkstatt befindlichen Aufträge in einer Liste angezeigt werden. Dazu wird:

die Auftragsliste gefiltert
dieser Filter gespeichert
in die Menüknopf-Leiste aufgenommen

Alternativ kann der gespeicherte Filter auch über Auftragsbearbeitung → Aufträge → „gespeicherter Name“ aufgerufen werden.

Hier die einzelnen Schritte mit Screenshots

Für Anwender der BDE wird im Datenfilter auf dem Reiter BDE-Daten der Bearbeitungsstatus auf Arbeit begonnen gesetzt

Kommt das BDE-Modul nicht zum Einsatz, ist eine gute Möglichkeit im Datenfilter auf dem Reiter Auftragsdaten zwei Optionen auszuwählen:

Fakturationsstatus auf nicht fakturiert
Druckstatus auf Werkstattauftrag

Der entsprechende Datenfilter wird gespeichert (unten links auf Speichern drücken) und ein Name vergeben. In unserem Beispiel heißt der Datenfilter „in Arbeit“. Da dieser Filter täglich ausgewählt wird, ist es sinnvoll diesen in der Menüknopfleiste mit abzulegen. Ein Blogbeitrag dazu gibt es hier.

Nach Aufruf der Auftragsliste mit diesem Datenfilter werden alle in der Werkstatt befindliche Aufträge mit ihrem Reparaturstatus angezeigt.

Sieht die Liste nicht wie oben abgebildet aus, müssen ggf. die Anzeigekriterien (welche Felder sollen angezeigt werden) angepasst werden. Ein Blogbeitrag dazu ist hier nachzulesen.

Schadennummer auf Mahnung ausweisen

Joe MacHoll — Fri, 14 Jun 2024 02:10:27 +0000

Eine Anleitung, wie eine Schadennummer auf einer Mahnung mit ausgedruckt werden kann

Bereits seit 2009 ist es im C@risma möglich Schadennummern auf einer Mahnung mit auszugeben. Die initiale Anforderung ist, dass die Option Schadennummer der Versicherung anzeigen in den Stammdaten des Mahnwesens mit ausgewählt wurde. Diese Option ist zu finden unter: Stammdaten → Zahlungsbedingungen → Mahnungsstammdaten.

Nach Änderung der Einstellung in den Stammdaten kann in der Mahnungsvorschlagsliste der Knopf Aktualisieren angewählt werden:

Dann erscheint in der Spalte Schadennummer, ob eine Schadennummer oder mehrere Schadennummern bei den zu mahnenden Rechnungen hinterlegt wurde(n):

Mit einem Klick auf Bearbeiten werden alle fälligen Rechnungen mit den entsprechenden Schadennummern angezeigt und später auch ausgedruckt:

HUK-Gutscheine in C@risma einem Auftrag zuordnen

Joe MacHoll — Tue, 11 Jun 2024 13:38:38 +0000

Hier eine Kurzanleitung wie Gutscheine der HUK im C@risma ausgewählt und dem Auftrag zugewiesen werden.

Im C@risma-HUK-Auftrag (zu erkennen am gelben Fensterrahmen) ist auf dem Reiter Service oben rechts ein Gutschein-Knopf zum Auswählen eines Gutscheins vorhanden:

In dem dann erscheinenden Pop-Up sind 3 Schritte zur Übernahme abzuarbeiten:

Gutschein markieren
Knopf Gutschein aus Liste übernehmen anklicken. Der aktuell ausgewählte Gutschein wird oben angezeigt
Abschließend wird die Auswahl mit OK bestätigt

In der Rechnung wird der Gutscheinbetrag inklusive USt. ausgewiesen:

Anzeigekriterien individuell anpassen

Joe MacHoll — Sun, 17 Mar 2024 09:48:18 +0000

Die Spalten der Übersichten, d.h. welche Spalten werden in welcher Breite angezeigt, können im C@risma individuell eingestellt werden.

Hierzu wird die gewünschte Übersicht z.B. Auftragsbearbeitung -> Rechnungsübersicht -> alle Rechnungen aufgerufen.

Über den Menüpunkt Bearbeiten -> Anzeigekriterien wird die Auswahl der Anzeigekriterien aufgerufen. Über den Button >> Einfügen >> werden die ausgewählten Kriterien erweitert. Die Reihenfolge der Spalten kann über die Buttons Ab bzw. Auf festgelegt werden.

Die Einstellung kann einmalig mit Übernehmen oder dauerhaft über den Button Als Standard speichern übernommen werden. Soll diese Einstellung nicht der Standard sein, sondern individuell aufgerufen werden können, ist mit dem Knopf Speichern (unten links) die Möglichkeit gegeben diese Anzeigekriterien, ähnlich wie Datenfilter, individuell aufzurufen.

Online-Terminvereinbarung mit Google.de

Joe MacHoll — Tue, 27 Feb 2024 07:47:08 +0000

Eine effiziente Möglichkeit besser online gefunden zu werden, ist die Erstellung eines eigenen Firmen-Profils bei Google.

Mit der Integration der Online-Terminvereinbarung in C@risma (siehe Beitrag Für C@risma-Anwender: das Online-Modul Terminvereinbarung) kann der Firmenlink für Termine bei Google hinterlegt werden.

Mit einem kostenlosen Unternehmensprofil mit Betriebsbildern, Beiträgen und Angeboten lassen sich Kunden gewinnen. Nach einer Google-Suche oder über Google-Maps wird die Firma direkt rechts neben den Suchergebnissen angezeigt und potentielle Kunden können die Firmen-Homepage per Link direkt aufrufen.

Eine ausführliche Anleitung liefert Google hier (oder einfach auf das nachfolgende Bild klicken)

Neue HUK Autoservice-Formulare/Checklisten

Joe MacHoll — Mon, 19 Feb 2024 02:59:12 +0000

Mit diesem Artikel stellen wir die neuen, vom HUK-Autoservice zur Verfügung gestellten und zu verwendenden Checklisten in aktualisierter Form bereit. Diese können individuell angepasst werden. Einen entsprechenden Artikel dazu ist hier zu finden.

Wer bisher noch nicht mit Formularen arbeitet, hier eine kurze Einführung:

Der große Vorteil von Formularen ist die Tatsache, dass alle relevanten Felder (Name, Adresse etc.) automatisch mit den Kundendaten gefüllt werden können
Formulare lassen sich digital ablegen, digital unterschreiben oder können ausgedruckt und (teilweise) handschriftlich ausgefüllt werden
Eine manuelle Nachbearbeitung ist ebenfalls möglich
Individuelle Formulare für den Betrieb lassen sich erstellen und im C@risma auf dem Reiter Drucken aufrufen
Mehrere Formulare lassen sich „auf einmal“ drucken
Alle aktuellen Formulare für den HUK Autoservice sind hier hinterlegt und können heruntergeladen werden (Download-Button ganz unten)

Stammdaten

Im C@risma werden die Einstellungen unter Stammdaten → Verzeichnisse vorgenommen. Alle Formulare werden in einem eigenen Ordner abgelegt. In nachfolgendem Screenshot wurde ein Ordner Formulare angelegt und in diesem die Formulare hinterlegt. Es ist ebenso notwendig, sämtliche HUK-PDFs in dieses Verzeichnis zu kopieren.

Formulare drucken

Das Ausgeben der Formulare erfolgt auf dem Reiter Drucken im Auftrag
Eigene Formulare (ganz unten) wird angewählt
Drucken oder Druckvorschau angeklickt
Ein Auswahl-Dialog erscheint, welche(s) Formular(e) ausgegeben werden soll(en)

Formular-Download

Zur Verwendung der neuen Formulare einfach den Download-Knopf verwenden, die Zip-Datei extrahieren/entpacken und die PDFs in den entsprechenden Ordner im C@risma-Verzeichnis kopieren.