Alle Aufträge, Kunden, Dokumente, Bestellungen usw. werden in einer Datenbank gespeichert. Genau wie in einem konventionellen Aktenarchiv dauert sie Suche um so länger, je mehr Daten durchsucht werden müssen.
Alte Aufträge, von vor 10 oder 15 Jahren, sind für das Tagesgeschäft irrelevant. Diese können beruhigt in ein Archiv verschoben und nur bei Bedarf „hervorgeholt“ werden.
Schritt 1
Im C@risma-Menü wird die Auftragsarchivierung über Auftragsbearbeitung → Auftragsarchivierung aufgerufen:
Schritt 2
Wird die Archivierung zum ersten Mal aufgerufen, bietet C@risma an, die Index-Datei in die Datenbank zu speichern. Es wird empfohlen dies zu akzeptieren:
Im nächsten Fenster sind folgende Optionen auszuwählen:
- bis zu welchem Tag sollen Aufträge archiviert werden und welches Datum (letztes Änderungsdatum oder das Erfassungsdatum) soll verwendet werden
- welche Auftragstypen sollen archiviert werden
- wohin sollen die Aufträge archiviert werden. Das Archiv-Verzeichnis innerhalb des C@risma-Ordners ist vorausgewählt
Schritt 3
Nach der Bestätigung mit OK werden die gefundenen Aufträge angezeigt. Nochmals können einzelne Optionen für die Archivierung an-/abgewählt werden.
Der letzte Punkt in diesem Fenster bietet die Option, anschließend auch die Archivierung für Kunden und Fahrzeuge vorzunehmen. Dies vereinfacht die gesamte Datenbankoptimierung und ist dringend zu empfehlen.
Der Vorgang wird mit Aufträge archivieren gestartet und die Fortschrittsanzeige erscheint:
Gegebenenfalls erfolgen noch Abfragen zu einzelnen Aufträgen. Damit nicht jeder Vorgang „von Hand“ bestätigt werden muss, ist die Checkbox für alle weiteren Aufträge übernehmen anzuhaken:
Erfolgsmeldung
Abschließend wird eine Meldung ausgegeben:
Wurde zu Beginn der Auftrags-Archivierung angeklickt, dass auch Kunden und Fahrzeuge entfernt werden sollen, werden die entsprechenden Vorgänge automatisch gestartet. Eine detaillierte Anleitung dazu ist in diesem Blogbeitrag ausführlich beschrieben.
Die Suche nach inaktiven Kunden wird direkt gestartet.