Beauftragung – NET5 PLUS

HUK-Service: Rechnungen

Joe MacHoll — Tue, 15 Aug 2023 18:14:00 +0000

Wann ist ein Kunde ein HUK-Kunde?

Wird eine Service-Rechnung von einer HUK-Partnerwerkstatt fakturiert, erfolgt automatisch eine Überprüfung, um festzustellen, ob der Kunde ein HUK-Kunde oder ein Bestandskunde der Werkstatt ist. Diese Überprüfung wird erst durchgeführt, wenn es sich um einen HUK-Kunden handelt. Hierbei gilt die sogenannte 24-Monats-Frist. Das bedeutet im Detail:

Wurde in den letzten 2 Jahren bereits ein HUK-Service-Auftrag (HSA) mit diesem Kunden fakturiert, handelt es sich um einen HUK-Kunden und der Vorgang wird nach Faktura an die HAG übertragen.
Wurde in den letzten 2 Jahren ein normaler Service-Auftrag (SA) fakturiert, handelt es sich um einen Bestandskunden der Werkstatt. Dieser Vorgang wird nicht übertragen.
In beiden Fällen wird durch C@risma keine Überprüfung mittels HUK-Webservice vorgenommen, ob es sich tatsächlich um einen HUK-Kunden handelt oder nicht. Damit wird der Schutz der Werkstattbestandskunden gewährleistet.
Ein neuer Auftrag mit einem neuen Kunden wird grundsätzlich mittels HUK-Webservice überprüft, ob es sich um einen HUK-Kunden handelt. Falls das der Fall ist, wird der Vorgang nach Faktura an die HAG übertragen

Fazit: Wird ein HUK-Serviceauftrag fakturiert bleibt der Kunde für die nächsten 24 Monate ein HUK-Kunde. Wird eine Rechnung innerhalb dieser 2 Jahre geschrieben, verlängert sich dieser Zeitraum automatisch um weitere 24 Monate.

Betriebe, die kein HUK-Partnerbetrieb sind, sollten im C@risma unter Stammdaten → Werkstatt-Stammdaten sicherstellen, dass der Haken bei Partnerbetrieb der HUK nicht gesetzt ist.

Statusmeldungen bei einer HUK-Beauftragung

Joe MacHoll — Tue, 02 Aug 2022 14:17:57 +0000

Zur Übermittlung des jeweiligen Status eines Auftrages gibt es in C@risma ein neues Icon. Per Klick in der oberen Statuszeile werden Statusmeldungen über die Basisschnittstelle der Firma Gudat Solutiones GmbH an das HUK-Partnernetzwerk zur weiteren Verarbeitung übertragen.

Derzeit findet nach Änderungen z.B. von Terminen kein automatischer Abgleich statt. Der Anwender überträgt alle Informationen in zwei einfachen Schritten:

Die Daten werden wie gewohnt in den bestehenden Feldern in C@risma eingetragen bzw. aktualisiert und wie oben dargestellt per Klick auf die zentrale Status-Seite gesendet.
Im zweiten Schritt werden die gesammelten Daten vom Anwender geprüft, ergänzt oder ggf. angepasst und per Klick auf den Button Status senden übertragen.

Im unteren Bereich sind alle Übertragungen der Vergangenheit nachvollziehbar aufgelistet.

Wichtig ist, das der Endkunde die Leistungsvereinbarung unterschrieben hat. Dies muss auch explizit per Haken hier markiert werden.

Service Partner Netzwerk (SPN) mit neuem Kostenvoranschlag Service für Kaskoschäden ohne Werkstattbindungstarif und Krafthaftpflichtschäden

Joe MacHoll — Tue, 21 Sep 2021 02:43:04 +0000

Eine Anleitung zur Benutzung mit C@risma im PDF-Format zum Lesen und zum Download

Seit dem 20. September 2021 ist im SPN Prozess auch der KV Service für Kaskoschäden ohne Werkstattbindung und Krafthaftpflichtschäden in Betrieb.

Der Kostenvoranschlag Service für Kaskoschäden ohne Werkstattbindungstarif und Krafthaftpflichtschäden kurz erklärt:

SPN versendet Beauftragungen zur Erstellung eines Kostenvoranschlags
die Werkstatt erstellt daraufhin eine Kalkulation mit den SPN bekannten Aushangskonditionen
wenn der Kunde sich anschließend für eine Reparatur entscheidet, nimmt die Werkstatt Kontakt mit dem zuständigen Versicherer auf und lässt den KV-Service in einen Reparaturauftrag erweitern
der Reparaturauftrag muss durch die Werkstatt erneut aus dem SPN Werkstattportal exportiert werden und es wird dann ein Kostenvorschlag mit SPN-Konditionen erforderlich

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Gateway-Beauftragungen der Innovation Group

Joe MacHoll — Tue, 27 Jul 2021 11:41:28 +0000

Die neue Gateway-Beauftragung der Innovation Group wurde in C@risma implementiert. Der bisherige Vorgang (SOOM) wird in der Übergangsphase weiterhin unterstützt.

In diesem Beitrag wird die Annahme einer elektronischen Beauftragung, der elektronische Versand eines Kostenvoranschlages und einer digitalen Rechnung mit C@risma zu einer Beauftragung beschrieben.

Beauftragung

Ist im C@risma-Menü unter Fenster → AudaNet-Posteingang überwachen und Fenster → AudaPost Nachrichten aktiviert und in den Stammdaten korrekt konfiguriert, erscheint automatisch ein Nachrichten-Fenster, sobald im AudaNet eine neue Nachricht eintrifft.
Hinweis: Ein manueller Aufruf ist jederzeit aus dem C@rism-Menü heraus über Module → AudaPadWeb → AudaPadWeb Posteingang möglich.

Per Klick auf AudaNet-Posteingang anzeigen wird AudaNet aufgerufen. Zum Akzeptieren des Auftrages wird folgendermaßen vorgegangen:
Im Posteingang wird mit dem „Daumen-hoch-Symbol“ der Auftrag direkt angenommen

In einem sich öffnenden Pop-Up-Fenster wird die Beauftragung akzeptiert und das AudaNet-Browser-Fenster mit dem X in der rechten oberen Ecke geschlossen. Zurück im C@risma wird der soeben angenommene Fall markiert und mit dem Knopf Schadenakte herunterladen als Auftrag in C@risma angelegt:

Da evtl. ein Auftrag im C@risma zu diesem Vorgang bereits angelegt ist, erscheint die Abfrage, ob die Beauftragung mit einem bestehenden Auftrag zusammen geführt werden soll:

Sind in der Beauftragung bereits Konditionen/Kalkulationsparameter hinterlegt, erscheint dazu ein Hinweis das diese übernommen werden:

Anschließend öffnet sich der Auftrag mit einem hellblauen Rand und den Beauftragungshinweisen. Zwei Beauftragungstypen sind z.Z. vorgesehen: zum Einen ein „Reparaturauftrag“ und zum Anderen der Typ „Kostenvoranschlag“. In beiden Fällen ist zunächst der Versand eines Kostenvoranschlages an den Prüfdienstleister ClaimCheck erforderlich. Beim Typ „Reparaturauftrag“ ist lediglich die Reparaturfreigabe abzuwarten, beim Typ „Kostenvoranschlag“ erfolgt eine neue Beauftragung.

Alle von der Innovation Group eingetragenen schaden-relevanten Daten (Schadendaten, Versicherungsangaben, Fahrzeugdaten etc.) werden ins C@risma übernommen und eine Kalkulation kann vorgenommen werden. Im Auftragsreiter Beauftragung, Unterreiter Beauftragungsdaten ist auch der Typ der Beauftragung jederzeit nochmals einsehbar.

Nach der Bestätigung mit OK wird noch abgefragt, ob das Fahrzeug und der Halter in den bestehenden Stammdaten gesucht werden soll:

Versand eines Kostenvoranschlages

Nach einer Kalkulation, Schadendokumentation (Bilder etc.) wird auf dem Reiter Beauftragung, Untereiter Schadenabwicklung zunächst ein Kostenvoranschlag an ClaimCheck gesendet. Der Versand erfolgt mit einem Klick auf Senden. Es öffnet sich ein Hinweis, das der Kostenvoranschlag per AudaNet versendet wird.

Im AudaNet ist direkt die Senden-Maske aktiv:

Für Bilder, die den Verwendungszweck Schadenerfassung haben (muss im C@risma-Reiter Bilder expizit gesetzt werden), erfolgt automatisch die Übertragung zum Versand. Abgeschlossen wird der Vorgang mit einem Klick auf Senden. AudaNet wird geschlossen und C@risma direkt wieder aufgerufen.

Hinweis: erfolgt der Versand nicht aus C@risma heraus (z.B. per Qapter Mobile), ist darauf zu achten das die Bilder zum Kostenvoranschlag mit einem Häkchen versehen sind. Anderenfalls werden die Bilder nicht übertragen!

„Wie weit ist denn der Auftrag?“ / Auftragsnachverfolgung

Die die Auftragsabwicklung im AudaNet / Qapter Claims komplett online abgewickelt wird, ist jederzeit nachvollziehbar wer, wann, welchen Vorgang bearbeitet hat. Über den auf der linken Seite vorhandenen Menüpunkt Historie lassen sich alle Schritte im Detail nachvollziehen:

Innovation-Group-Beauftragungen annehmen, abwickeln und Rechnungen digital versenden

Frank Endres — Tue, 30 Mar 2021 10:00:51 +0000

Für die Innovation Group wurde in C@risma ein individueller Ablauf für die Abwicklung von Beauftragungen implementiert.

In diesem Beitrag wird die Annahme einer elektronischen Beauftragung und der elektronische Versand eines Kostenvoranschlages und einer digitalen Rechnung mit C@risma zu einer Beauftragung beschrieben.

Beauftragung

Per Klick auf AudaNet-Posteingang anzeigen wird AudaNet aufgerufen. Zum Akzeptieren des Auftrages gibt es 2 Wege:
1. Im Posteingang wird mit dem „Daumen-hoch-Symbol“ der Auftrag direkt angenommen

2. Der Vorgang wird im AudaNet (per Doppelklick) geöffnet und im oberen rechten Bereich, eben falls per „Daumen-hoch-Symbol“, akzeptiert

Da evtl. ein Auftrag im C@risma zu diesem Vorgang bereits angelegt ist, erscheint die Abfrage, ob die Beauftragung mit einem bestehenden Auftrag zusammen geführt werden soll:

Sind in der Beauftragung bereits Konditionen/Kalkulationsparameter hinterlegt, erscheint dazu ein Hinweis das diese übernommen werden:

Nach der Bestätigung mit OK wird noch abgefragt, ob das Fahrzeug und der Halter in den bestehenden Stammdaten gesucht werden soll:

Versand eines Kostenvoranschlages

Im AudaNet ist direkt die Senden-Maske aktiv:

Digitaler Rechnungsversand

Nachdem die Reparaturfreigabe erteilt (oder manuell eingetragen) und der Auftrag abgewickelt wurde, kann eine digitale Rechnung an Innovation Group versendet werden. Dazu wird wieder auf dem Reiter Beauftragung, Untereiter Schadenabwicklung der Knopf Senden gedrückt. Es erscheint nachfolgender Dialog, der ebenfalls ermöglicht eine weitere Kalkulation (z.B. eine Reparaturausweitung ist erforderlich) zu versenden.

Nack Klick auf Digitale Rechnung senden hilft ein Assistent den Vorgang abzuschliessen:

Eine RKÜ und eine Reparatur-Checkliste muss beigefügt werden. Eine C@risma-Rechnung in Papierform für den Auftrag kann ebenso erstellt werden, wie eine Mietwagenrechnung für die betriebliche Buchhaltung und ggf. den Endkunden.

Eine Reparatur-Rechnung in Papierformr den Versand wird automatisch als PDF erzeugt und übertragen. Zusätzlich werden die Daten in strukturierter Form mit geliefert. Dieser Vorgang ermöglicht ohne manuelle Zwischenprüfung den Rechnungsbetrag umgehend anzuweisen, da alle Vorgangsdaten auf den Systemen digital eingepflegt werden. Ein Postversand entfällt ebenso wie ein unsicherer E-Mail-Versand. Der Datenaustausch ist jederzeit nachvollziehbar und erfolgt ohne Verzug.

Beauftragungen annehmen, abwickeln und Rechnungen digital versenden

Frank Endres — Tue, 19 Jan 2021 05:41:43 +0000

In diesem Beitrag wird die Annahme einer elektronischen Beauftragung und der elektronische Versand eines Kostenvoranschlages / einer Rechnung mit C@risma zu dieser Beauftragung beschrieben.

Beauftragung

Ist im C@risma-Menü unter Fenster → AudaNet-Posteingang überwachen und Fenster → AudaPost Nachrichten aktiviert, erscheint automatisch eine Nachricht, die auf einen neuen Vorgang hinweist:

Per Klick auf AudaNet-Posteingang anzeigen wird AudaNet im Browser aufgerufen and angezeigt.

Ein manueller Aufruf ist jederzeit aus dem C@rism-Menü heraus über Module → AudaPadWeb → AudaPadWeb Posteingang möglich. In dem sich öffnenden Fenster wird die entsprechende Beauftragung per Daumen-hoch-Symbol angenommen:

Anschließend wird der Vorgang in einem Pop-Up-Fenster angenommen und das AudaNet-Browser-Fenster mit dem X in der rechten oberen Ecke geschlossen. Zurück im C@risma wird der soeben angenommene Fall gelistet und mit dem Knopf Schadenakte herunterladen als Auftrag in C@risma angelegt:

Da evtl. ein Auftrag im C@risma zu diesem Vorgang bereits angelegt ist, erscheint die Abfrage, ob die Beauftragung mit einem bestehenden Auftrag zusammen geführt werden soll:

Für verschiedene Beauftragungen werden ggf. noch weitere Fenster zur Arbeitserleichterung angezeigt (Beispiel Provinzial):

Alle schaden-relevanten Daten (Schadendaten, Versicherungsangaben, Fahrzeugdaten) werden übernommen und die Kalkulation kann vorgenommen werden. Ggf. sind weitere Angaben erforderlich. Diese werden wie gewohnt in den C@risma-Auftrag eingepflegt.

Versand eines Kostenvoranschlages

Nach einer Kalkulation, Schadendokumentation (Bilder) etc. kann auf dem Reiter Versicherung, Untereiter Schadenabwicklung zunächst ein Kostenvoranschlag gesendet werden:

Dieser Reiter wird entsprechend dem Stand der Abwicklung (Versicherung hat Reparaturfreigabe erteilt usw.) mit Vorgangsangaben versehen. Per Klick auf Senden erscheint ein Dialogfenster mit der Möglichkeit weitere Optionen auszuwählen und Anhänge beizufügen:

Nach Abschluss der Übertragung wird der Vorgang bestätigt:

Ein weiterer Reiter bei diesen Aufträgen wird rechts neben dem Reiter Versicherung angezeigt: Leistungsübersicht:

Per Knopf Reparaturauftrag anzeigen/drucken kann der durch die Versicherung erteilte Auftrag angezeigt und ausgedruckt werden. Der Knopf Schnellansicht öffnet ein Fenster mit der Möglichkeit in einer einzigen Maske die für die Beauftragung wichtigen Daten einzusehen und abzuändern. Dies ist z.B. für einen etwaig später zu berechnenden Ersatzfahrzeug wichtig.

Digitaler Rechnungsversand

Für den digitalen Rechnungsversand ist ein kostenpflichtiges Modul erforderlich. Eine Reparatur-Rechnung wird automatisch als PDF erzeugt und ohne Zwischenschritte übertragen. Zusätzlich werden die Daten in strukturierter Form mit geliefert.

Da alle Vorgangsdaten digital vorhanden sind, ist eine automatische Prüfung und somit eine umgehende Zahlung des Rechnungsbetrags möglich. Ein Postversand entfällt ebenso wie ein unsicherer E-Mail-Versand. Der Datenaustausch ist jederzeit nachvollziehbar und erfolgt ohne Verzug.

Der Ablauf erfolgt analog dem eines Kostenvoranschlags. Im Reiter Versicherung, Unterreiter Schadenabwicklung wird nach einem Klick auf Senden in dem sich öffnenden Fenster unter „Was senden?“ die digitale Rechnung angewählt:

Alle möglichen Optionen für den digitalen Rechnungsversand werden über einen integrierten Assistenten abgefragt und erledigt.

Mit OK wird der Assistent geschlossen und der eigentliche Versand mit einem Klick auf Senden abgeschlossen. In einigen Betrieben wird der Versand zentral von einem bestimmten Rechner aus vorgenommen – dafür ist die Option An Mailmanager vorhanden. Diese Vorgänge werden erst gesammelt und später abgeschlossen bzw. versendet.

Zusammenführen einer Beauftragung mit einem bestehenden Auftrag

Frank Endres — Tue, 21 Jul 2020 02:32:46 +0000

Ist in C@risma bereits einen Auftrag mit allen relevanten Daten angelegt bevor eine digitale Beauftragung mit weiteren Versicherungsangaben eintrifft, können beide nach dem Akzeptieren zusammengeführt werden.

Nachfolgend eine Anleitung mit Screenshots:

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Die SPN-Beauftragung mit Allianz & Allsecur in AudaPadWeb

Frank Endres — Thu, 23 May 2019 15:00:28 +0000

Die nachfolgenden Anleitung beschreibt die Vorgehensweise einer Beauftragung von Allianz & Allsecur in Verbindung mit AudaPadWeb.

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Die SPN-Integration mit Allianz & Allsecur in C@risma

Frank Endres — Wed, 17 Apr 2019 06:00:31 +0000

Die nachfolgenden Anleitung beschreibt die Vorgehensweise einer Beauftragung von Allianz & Allsecur in Verbindung mit C@risma.

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Der SPN-Versand in C@risma für VKB und andere

Frank Endres — Tue, 04 Sep 2018 07:27:15 +0000

Mit C@risma ist es möglich Schadenfälle direkt an SPN zu senden. Nachfolgend eine kurze Anleitung und welche Punkte bei der Übermittlung besonders zu beachten sind.

Nachfolgend die aktuelle Anleitung auch zum Download

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C@risma + SOOM

Frank Endres — Sat, 13 Jan 2018 07:17:26 +0000

Ab der C@risma-Version 1.78 steht das erweiterte SOOM-Modul zur Verfügung. In Zusammenarbeit mit der Innovation Group wurde ein Datenaustausch zwischen dem Online-Portal SOOM und C@risma ermöglicht, um Doppeleingaben in der Werkstatt zu eliminieren.

Im nachfolgenden Handbuch sind alle Elemente und der Arbeitsablauf beschrieben. In dem Artikel Durchblick behalten: Die Datums-Felder in C@risma und SOOM werden die Datumsfelder ausführlich beschrieben.

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Die elektronische Beauftragung

Frank Endres — Tue, 05 Jan 2016 07:28:33 +0000

In diesem Video wird Ihnen erklärt, wie Sie eine elektronische Beauftragung akzeptieren und in C@risma oder AudaCar II übernehmen:

Eingescannte Leistungsvereinbarung wird mit Editor geöffnet

Frank Endres — Thu, 26 Feb 2015 09:55:31 +0000

Beim Einscannen einer HUK-Leistungsvereinbarung kann es vorkommen, dass diese anschließend im Windows-Editor angezeigt wird:

Ursache:

Die Dateizuordnung für *.jpg – Dateien ist im Windows falsch eingestellt.

Lösung:

Unter Systemsteuerung -> Standardprogramme -> Standardprogramme festlegen -> Windows Fotoanzeige -> Standards für dieses Programm auswählen -> .jpg anhaken -> Speichern -> OK klicken.

Nun wird die Leistungsvereinbarung richtig geöffnet.

EUROGARANT-Beauftragung

Frank Endres — Tue, 23 Dec 2014 16:59:25 +0000

Die Beauftragung durch die Eurogarant AG erfolgt über AudaNet. Über den Posteingang Module -> AudaNet -> Posteingang kann die Schadenakte heruntergeladen werden. Der Posteingang kann optional mit AudaPost automatisch geprüft werden. Ein neuer Auftrag wird angelegt (es kann aber ebenfalls eine bestehende Kalkulation verwendet werden).

Direkt nach dem Anlegen erscheint ein Hinweis der die eigentliche Beauftragung als PDF-Datei enthält.

Bei der ersten Beauftragung besteht die Möglichkeit die Adresse der EUROGRANT AG vom System anlegen zu lassen. Dazu wird Neue Stammadresse anlegen ausgewählt.

Ist genau diese EUROGARANT AG bereits als Adresse angelegt, kann sie über den Button Vorhandene Stammadresse verwenden verknüpft werden.

Der Auftrag wird nun wie gewohnt kalkuliert. Zu beachten sind die mit der EUROGARANT AG vereinbarten Konditionen bezüglich Stundenverrechnungssatz, Teilebestellung etc. und der Abwicklungsmodalitäten.

Wird der Fahrer zum Rechnungsempfänger, so kann dies auf dem Reiter Fahrzeug, Unterreiter Fahrer mit den entsprechenden Knöpfen automatisch erledigt werden.

Wurde der Fahrer zum Rechnungsempfänger, sollte bei Verwendung einer FiBu-Schnittstelle oder der OP-Verwaltung der Schuldner im Reiter FiBu-Daten überprüft werden.

Zum Abschluss wird auf den Reiter Beauftragung gewechselt und er Schaden auf dem Unterreiter Schadenabwicklung per AudaNet zurück geschickt.

Schadenmittler ändern

Frank Endres — Thu, 04 Sep 2014 12:21:57 +0000

Um den Schadenmittler ändern zu können muss die Checkbox „Schadenmitter“ im Adressen-Stamm freigeschaltet werden:

Hierzu muss folgender Eintrag in den Initialisierungen gesetzt werden:

[Adresse]

Schadenmittlerseite anzeigen = ja